Themenwoche Betreiberverantwortung
CAFM-NEWS – Die Betreiberverantwortung im Facility Management ist ein wichtiges Thema und ist mit einer Vielzahl von Pflichten verbunden. Jeder Betreiber, sei es Eigentümer, Besitzer oder Mieter eines Gebäudes, muss bestimmte Rechtspflichten beachten. Darüber hinaus ist auch jeder Mitarbeiter, dem Pflichten zugeteilt werden, für die Einhaltung dieser verantwortlich. Mit der zunehmenden Digitalisierung eröffnen sich neue Möglichkeiten. Sie hilft, die Aufgaben des Betreibers effektiver zu erfüllen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Pflichten Betreiber haben und wie CAFM-Tools diese Aufgaben unterstützen können.
Was ist Betreiberverantwortung?
Die Betreiberverantwortung umfasst die Rechtspflicht, eine Anlage oder Immobilie sicher zu betreiben. Sie beinhaltet die Aufgabe, Gefahren und Schäden im Betrieb einer Immobilie zu mindern oder gar zu vermeiden. Sowohl Eigentümerpflichten als auch Unternehmerpflichten bilden zusammen die Aufgaben der Betreiberpflichten. Darunter fallen alle Maßnahmen im Bereich des Arbeitsschutzes, des Brandschutzes, der Verkehrssicherheit und der Arbeitssicherheit, um den sicheren Betrieb zu gewährleisten.
Zu den typischen Aufgaben gehören beispielsweise Prüfpflichten, Instandhaltungsmaßnahmen für technische und nicht technische Anlagen, Hygienemaßnahmen, Winterdienste oder die Dokumentation übertragener Aufgaben. Aber auch Umweltthemen, wie die Abwasser- und Abfallentsorgung oder die Luftreinhaltung, werden immer bedeutender für die Pflichten der Betreiber.
Eine geordnete und zentrale Dokumentenablage vereinfacht die Nachweispflicht erheblich. – Bild: InCaTec Solution
Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, die die Betreiberverantwortung regeln, sind das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchutzG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sowie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Auch die VDI 3810-Richtlinienreihe, die technische Normen und Vorschriften zu Anlagen enthält, und die GEFMA Richtlinie 190, sollte man als Betreiber kennen.
Um den Überblick über die vielen Richtlinien und Regelwerke zu behalten, können bestimmte Instrumente helfen. Hierzu zählen vor allem das REG-IS (Regelwerks-Informationssystem) der Anwaltskanzlei Rödl & Partner oder der Beuth Normen-Ticker des Beuth Verlags. Diese bieten aktuelle Informationen und Updates zu relevanten Normen und Regelungen zum Thema Betreiberpflichten.
Vorschriften einzuhalten und die Sicherheit von Anlagen und Gebäuden zu gewährleisten sind umfassende Aufgaben im Alltag des Betreibers.
Wer trägt die Betreiberverantwortung?
Im Facility Management (FM) trägt die Betreiberverantwortung in der Regel das Unternehmen oder die Organisation, das oder die für den Betrieb und die Verwaltung einer Immobilie oder eines Gebäudes verantwortlich ist.
Denn laut der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) kann es sich hier sowohl um eine natürliche Person wie einem Immobilienbesitzer oder einem Facility Manager, als auch um eine juristische Person, also eine GmbH oder AG, handeln.
Der Betreiber hat hier die Möglichkeit, bestimmte Pflichten an spezialisierte Mitarbeiter oder externe Fachleute, wie einem FM-Dienstleister, zu übertragen.
Dabei kann der Betreiber sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Dennoch bleibt er aber in gewissem Maße dafür verantwortlich, diese Pflichten einzuhalten. Der Eigentümer sollte daher die Übertragung der Verantwortung an Dritte immer genau im Blick behalten. Ein Grund mehr, sich intensiv mit der Betreiberverantwortung auseinanderzusetzen.
Warum die Betreiberverantwortung so wichtig ist
Aufgrund ihrer vielfältigen Auswirkungen spielen die Betreiberpflichten eine entscheidende Rolle im Facility- und Gebäudemanagement. Eigentümer oder Verwalter von Immobilien müssen mögliche Risiken minimieren und Schäden vermeiden. Denn verschuldet sich der Betreiber, kommt es zu zivil- und strafrechtlichen Konsequenzen.
Bei natürlichen Personen liegt die Haftung bei diesen selbst. Bei juristischen Personen besteht keine persönliche Haftung der Gesellschaft. Sollten Betreiberpflichten verletzen und ein persönliches Verschulden nachgewiesen werden, können dennoch die Organe der juristischen Person wie Geschäftsführer oder Prokuristen persönlich haften.
Durch Hinterlegung der Zuständigkeiten an einem Vertrag oder einer Anlage werden Verwirrungen und Unklarheiten im Team vermieden. Jeder kennt so seine genauen Aufgaben. – Bild: InCaTec Solution
Daher ist für die Nachweispflicht die ordnungsgemäße revisionssichere Dokumentation essenziell. Auch muss diese fortlaufende aktualisiert werden. Denn, arbeitet ein Betreiber nach alten Vorgaben oder gibt es eine veraltete Dokumentation, wird dies als Pflichtverletzung angesehen. Nur so wird man im Schadensfall von einer Haftung befreit.
Auch die Delegation der Betreiberpflichten muss in jedem Fall sorgfältig erfolgen. Dadurch schützen Betreiber nicht nur sich selbst, sondern auch ihre Angestellten. Bei der Delegation müssen klare Definitionen der zu übertragenden Pflichten ausgearbeitet werden. Betreiber müssen zudem Beauftragte auswählen sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen beachten und die angemessene Einweisung und Überwachung gewährleisten.
Neben den rechtlichen Konsequenzen darf auch das gute Image des eigenen Unternehmens nicht vergessen werden. Jeder Schadensfall durch Verletzung der eigenen Betreiberpflicht kann den Ruf des Unternehmens massiv beeinträchtigen. Dazu zählt beispielsweise der Unfall eines Mitarbeiters durch eine nicht gewartete Anlage oder Verstöße im Bereich der Umwelt.
Um den Überblick über die zahlreichen Verantwortlichkeiten zu behalten und die Betreiberverantwortung effizient zu erfüllen, kann ein modernes CAFM-System eine wertvolle Unterstützung bieten.
Ein CAFM-Tool als effiziente Unterstützung
Moderne CAFM-Tools beinhalten viele hilfreiche Funktionen zur Dokumentation und Überwachung von Betreiberpflichten. Auch bieten sie Möglichkeiten Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten zu verwalten oder Schadensmeldungen zu erfassen. Die Durchführung von Risikoanalysen ist ebenso ein wichtiger Bestandteil. Zudem schaffen sie eine zentrale Datenverwaltung und können Prozesse automatisieren. Betreibern wird so die Einhaltung ihrer Verantwortungen erheblich erleichtert.
Im Bereich der Wartungen gibt es viele Aufgaben zu beachten. Ein CAFM-System hilft dabei, Sicherheitsinspektionen frühzeitig zu planen und Erinnerungen für diese festzulegen. Durch Schritt-für-Schritt-Anweisungen in der Software wird gewährleistet, dass alle Inspektionen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Das cloudbasierte CAFM-Tool Axxerion der InCaTec Solution bietet hier für alle Arbeitsprozesse eine grafische Unterstützung. Diese grafischen Workflows, können durch die Nutzer selbst individuell konfiguriert werden. Der genaue Stand einer Inspektion oder Wartung ist für alle Beteiligten sichtbar und kann jederzeit optimiert werden. So wird kein wichtiger Arbeitsschritt vergessen.
Die Nachweispflicht gemäß der Betreiberverantwortung wird durch ein professionelles CAFM aktiv unterstützt. Detaillierte Daten und Informationen zum Zustand der Anlagen sind im System sicher aufbewahrt. Dadurch sind Nachweise zur Einhaltung der Pflichten des Betreibers jederzeit abrufbar. Alle Sicherheitsprotokolle sowie Notfallplänen und Unterweisungen werden zentral gespeichert und ermöglichen den Zugriff durch alle Nutzer. Insbesondere im Falle von Schäden oder Unfällen ist das von großer Bedeutung.
Die Anbindung des REG-IS in einem CAFM-System ermöglicht einen guten Überblick über alle Pflichten und Verordnungen. – Bild: InCaTec Solution
Die direkte Integration von Regelwerken in ein CAFM bietet Betreibern einen genauen Überblick über die, im eigenen Bundesland relevanten, Pflichten. Aus diesen Daten werden pro Anlage oder Prozess passende Checklisten zur Abarbeitung erstellt. Alle Pflichten werden zudem direkt im System aktualisiert. Axxerion bietet hier eine Standardisierte Schnittstelle zum REG-IS.
Mit einer CAFM-Software können ebenfalls Delegationen von Betreiberpflichten verwaltet werden. Sie ermöglicht zudem Delegationsstufen und Pflichtenträger zu definieren. Im Sicherheitsmanagement werden so Verwirrungen und Unsicherheiten beseitigt.
Darüber hinaus können Nutzer mit einem CAFM-System Risikobewertungen erstellen und verwalten. Das Compliance-Modul von Axxerion ermöglicht hier zum Beispiel die Hinterlegung von Gefahrenkatalogen für Objekte und Anlagen. Darüber hinaus versendet das System regelmäßig sicherheitsrelevante Informationen, um das Sicherheitsbewusstsein aller Beteiligten zu stärken. Dadurch werden Mitarbeiter und Eigentum, basierend auf klaren Daten und Fakten, geschützt.
Durch historische Daten im System können Trends schnell erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Auditergebnisse helfen den Betreibern außerdem bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
Ein guter Zusatznutzen einer CAFM-Software ist auch die Möglichkeit, Kosten durch entsprechende Reportings zu überwachen. Anlagenwartung werden optimiert und die Energieverbräuche reduziert. So können Kosten gesenkt und das Budget effizienter genutzt werden.
CAFM schafft Sicherheit und Absicherung
Es wird deutlich, dass die Betreiberverantwortung im Facility Management eine Vielzahl von Verordnungen, Gesetzen und Pflichten umfasst. Diese müssen in jedem Fall von Betreibern sowie Mitarbeitern beachtet werden. Sie müssen gemeinsam daran arbeiten, die Betreiberpflichten umzusetzen. So wird die erforderliche Sicherheit für ein erfolgreiches Facility Management gewährleistet. Die zunehmende Digitalisierung bietet hier gute Möglichkeiten, diese Verantwortungen effektiver zu erfüllen. Vor allem ein CAFM-System wird mit seinen vielen Funktionen stark bei diesen Aufgaben unterstützen.
Autorin: Edina Baumert
Abbildungen: goodluz/stock.adobe.com; InCaTec Solution
