Interview: CAFM – Versuch einer Begriffsklärung

(cafm-news) – CAFM verstehen die meisten Profis als komplexes System – und viele Anwender als Excel-Sheet. Im Vorgriff auf den morgigen Statistik-Freitag versuchen sich die CAFM-News gemeinsam mit dem CAFM-Berater Dr. Joachim Oelschlegel an einer Begriffsklärung.

Beginnen wir mit einer scheinbar einfachen Frage: Was ist eigentlich CAFM?

Oelschlegel: Der Begriff kürzt Computer Aided Facility Management ab, also ganz trivial die Computerunterstützung von FM-Prozessen. Das sagt aber noch nichts über die Qualität und Eignung der eingesetzten Software aus. Schließlich kann auch ein Office-Programm wie Word, Excel oder Outlook CAFM sein, und genau diese Produkte stellen prozentual die häufigste Nutzung dar. Aus diesem Grunde ist es sinnvoll, die verschiedenen Ausbaustufen der Computerunterstützung begrifflich zu unterscheiden. Dazu gibt es noch keine standardisierte Bestimmung. Ich unterscheide zwischen CAFM-Programm, CAFM-System und CAFM-Lösung.

CAFM-Software, CAFM-Programm, CAFM-System und CAFM-Lösung sind allerdings Begriffen, die fast überall synonym gebraucht werden. Welche Unterscheidung treffen Sie hier?

Oelschlegel: Ein CAFM-Programm oder auch CAFM-Software unterstützt einzelne FM-Aufgaben. Ein CAFM-System basiert auf einer Datenbank und unterstützt einen Komplex von möglichen, allerdings bisher noch von niemandem standardisierten Facility Management-Aufgaben. Eine CAFM-Lösung ist die Applikation, also die Anpassung eines CAFM-Systems an die realen FM-Prozesse eines Unternehmens.

Welche Basisfunktionalitäten sollte ein CAFM-System bieten?

Oelschlegel: In keinem der von mir analysierten Unternehmen waren FM-Prozesse sowohl strukturell, organisatorisch, von der Bezeichnung als auch bis zum Inhalt identisch. Es gibt daher nur einen sehr kleinen gemeinsamen Nenner, der vor allem in mittelständischen Unternehmen existiert. Bei Großunternehmen differenziert die jeweils notwendige Zusammenstellung dagegen deutlich stärker.
Entscheidend für die Zusammenstellung der eingebundenen Dienste und Funktionalitäten sind die Besitzverhältnisse der Immobilie und das Verhältnis von Eigen- und Fremdleistung der werterhaltenden Prozesse. Die Basisfunktionalitäten sind in der GEFMA 400er Reihe gut beschrieben. Dazu gehören Flächenverwaltung, Instandhaltung, Inventarverwaltung, Reinigungsdienste, Reservierungsservice, Schließanlagenverwaltung, Energiecontrolling u.a. den Primärprozess sichernde Funktionalitäten.

Bei einigen Herstellern ist ein klares Übergewicht bei bestimmten Zielgruppen zu erkennen – sind diese Systeme eher Branchenlösungen oder einfach bloß in bestimmten Branchen beliebter?

Oelschlegel: Darauf kann ich keine eindeutige Antwort geben. Eine Branche hat viele Eigenheiten, beginnend bei rechtlichen Rahmenbedingungen. Je besser sich ein Hersteller oder das applizierende IT-Systemhaus in einem Umfeld auskennt, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, das CAFM-System zu einer erfolgreichen CAFM-Lösung anzupassen und leichter in diesem Segment erneut Geschäfte zu machen.
Meine Erfahrungen beruhen auf Industrie-Projekten mit FM-Abteilungen zwischen 3-6 Mitarbeitern und FM-Dienstleistern mit bis zu 100 Mitarbeitern. Obwohl ich das gleiche CAFM-System nutze, sind die CAFM-Lösungen gravierend unterschiedlich. Selbst scheinbare konstante Objekte wie eine Anlage werden durch wesentlich andere Eigenschaften, die sich in den Tabellen und Attributen der Datenbank niederschlagen, und durch Beziehungen zu den unternehmens-individuellen FM-Prozessen abgebildet, so dass die gleiche Anlage ganz verschieden katalogisiert sein kann. Was mich erstaunt, ist, dass die Branche und deren Eigenheiten in der GEFMA 400er Reihe seit Jahren keine Berücksichtigung findet.

Abbildungen: CAFM-News, Privat