Praxis CAFM 2016: Warum CAFM-Projekte scheitern

Praxiswissen, handschriftliche zusammen getragen: Warum CAFM-Projekte scheitern, diskutierte eine Open Session der Praxis CAFM 2016 von GEO12

Praxiswissen, handschriftliche zusammen getragen: Warum CAFM-Projekte scheitern, diskutierte eine Open Session bei der Praxis CAFM 2016 von GEO12


(cafm-news) – Warum scheitern CAFM-Prljekte? Dieser Frage ging jetzt eine Open Session auf der Praxis CAFM 2016 nach. Und förderte einige überraschende Ergebnisse zu Tage.

Die Diskussions-Basis legte eine kurze Präsentation von Oliver Ehmann, Geschäftsführer von Infobase IT, zu Todsünden bei der CAFM-Einführung. Sie nannte als Beispiele:

  • Theorie und Vision lassen weit auseinander
  • Die IT-Abteilung erstellt das Lastenheft
  • Dem Projekt-Team fehlen Fach- und Entscheidungskompetenz
  • Eigene Anforderungen bilden nicht die Basis für Marktanalysen
  • CAFM-Software wird ausschließlich nach Investitionskosten bewertet
  • Der Consultant unterstützt nur bei der Systemauswahl
  • Die Chance vertun, mit der CAFM-Einführung auch Prozesse neu zu gestalten
  • Die Ziele generell zu hoch stecken

In drei Gruppen ging anschließend die Diskussion weiter. Mit jeweils einem Schwerpunkt kamen die Teilnehmer zu spannenden Ergebnissen.

Schon bei der Einführung lauern erste Fallen, zum Beispiel bei der Projektorganisation. Wichtig ist eine Aufnahme des Ist-Zustandes und die Definition der Aufgabenteilung jetzt und später. Auswahl, Einführung und Datenpool sind weitere Aspekte, die viel Sorgfalt und meist auch externe Expertise erfordern, was aber nicht immer gegeben ist. Denn die Geschäftsführung muss das Projekt aktiv mittragen, was häufig nicht geschieht.

Auch sonst ist der Faktor Mensch nicht zu unterschätzen, und das auf allen Ebenen. Beispielsweise wird FM und damit auch CAFM oft als nicht sexy wahrgenommen, und was nicht sexy ist, interessiert nicht sonderlich. Wobei dann nicht nur die CAFM-, sondern mangels Software-Flankierung im Grunde gleich die gesamten FM-Projekte scheiterten.

Ein Tipp aus der Runde war, für das FM positive Ziele zu formulieren und die Mitarbeitenden mitzunehmen. Das erzeuge Lust am Einsatz von CAFM und sichere den Erfolg der Einführung, wobei hier noch ein zweiter Aspekt sehr wichtig ist: Die Basis muss mit ins Boot, denn sie bedient schließlich das System und übernimmt im Optimalfall gleich die Datenpflege. Schließlich ist sie näher dran am Tagesgeschäft.

Dort, wo noch keine Erfahrung mit CAFM besteht, ist aktives Change-Management wichtig, um das Personal mit im Boot zu haben. Umfangreiche Beratung durch CAFM-Anbieter sei, wenn auch ein wichtiger Bestandteil, dennoch keinesfalls die Lösung. Vielmehr muss die untere Mitarbeiter-Ebene mussaktiv im Prozess mitgestalten können, um sich auch später mit dem Projekt zu identifizieren und es eigenständig in den produktiven Betrieb zu tragen.

Schließlich ist die Datenpflege zu bedenken. Nicht alles, was es gibt, muss auch ins System. Vielmehr ist die Datenaufbereitung strategisch anzugehen, mit Blick auf die betriebskritischen Prozesse und Assets. Dateneingabe und Datenpflege sollten, so die Meinung der Praktiker, Bestandteil eines CAFM-Vertrages sein Der Anwender übernimmt damit vor allem die Kontrollfunktion in der Datenpflege.

Um die Akzeptanz im FM zu erhöhen, kam aber noch eine weitere Kritik auf’s Tapet: Die Ausbildung von FM-Kräften spart das Thema Software zu sehr aus. Und die Akzeptanz von FM ist im Rahmen von Ausbildungsgängen zu Gebäude- und Liegenschafts-Management viel zu wenig flankiert. Hier muss gleichfalls nachgebessert werden – und nicht erst in den Unternehmen, die auf FM-Strategie und -Technologie angewiesen sind.


Abbildungen: GEO12

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