Themenwoche Workplace Management
CAFM-NEWS – Unsere Arbeitswelt ist im Wandel. Regelungen für das Homeoffice sind heute in vielen Unternehmen ebenso Standard wie flexible Arbeitsplatzmodelle, die es Mitarbeitenden ermöglichen, ganz nach Bedarf mal im Open-Space, mal in einem Einzelbüro, mal im Konferenzraum und mal in einem Bereich speziell für Videocalls zu arbeiten.
Mehr Flexibilität und Produktivität
Die Vorteile der entzerrten Arbeitssituation liegen klar auf der Hand: Niemand muss mehr jeden Tag im Büro sein. Die starre Anwesenheitspflicht von 9 bis 5 entfällt. Die verringerten Fahrten zum Arbeitsplatz gibt den Beschäftigten mehr Zeit und verbessern die Work-Life-Balance. Das Plus an Flexibilität hilft zudem, die wirklich produktiven Phasen jedes und jeder einzelnen für die Arbeit zu nutzen. Und Unternehmen sind in der Lage, sich schneller der sich ständig wandelnden Welt anzupassen.
Reduzierter CO2-Footprint
Auch für die Umwelt sind New Work und Workplace Management gut. Die Flexibilisierung spart zum einen CO2 ein, weil die Mitarbeitenden weniger pendeln müssen. Außerdem reduziert sich der Flächenbedarf im Unternehmen, weshalb weniger geheizt, beleuchtet und klimatisiert werden muss. Der Minderverbrauch zahlt gleichfalls auf die CO2-Bilanz des Unternehmens ein und ist damit ein Plus im Kontext der Nachhaltigkeit. Verstärkt wird dieser Effekt noch, wenn z.B. umweltverträgliches Mobiliar bereitgestellt und energieeffiziente Leuchten eingesetzt werden. Zusätzlich können Sensoren und Aktoren dazu beitragen, Gebäudefunktionen automatisch anzupassen und zu steuern, abhängig davon, ob Arbeitsplätze belegt oder frei sind.
Software hilft
Damit Effizienz und Flexibilität möglichst nahtlos ineinandergreifen, ist ein wesentliches Werkzeug passende Software. Spezialisierte Lösungen für diese Aufgabe sind Workplace Management Systeme (WMS). Allerdings gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen den Anforderungen und Zielen beim Einsatz von WMS und CAFM.
Übersichtlichkeit ist ein wesentliches Kriterium für eine erfolgreiche Workplace Management Software – Bild: RIB IMS
CAFM und WMS
Eine CAFM-Software ist ein Managementwerkzeug für das Facility Management. Sie zeigt den Nutzenden ihre Immobilien mit einem klassischen CAD-Geschossplan einschließlich Raumpolygonen und Raumstempeln. Die optische Darstellung ist auf die Verwaltungs- und Instandhaltungsaufgaben des Teams ausgelegt, die das System täglich und in Tiefe bedienen. Selten ist daher Einrichtung auf den Plänen eingezeichnet, und wenn doch, dann sind die Möbel selten exakt lokalisiert, sondern befinden sich bloß irgendwo im Raum.
Workplace Management ist anders
Ob als Stand-alone-Anwendung oder als Teil eines CAFM-Systems hat Workplace Management ganz andere Schwerpunkte. Vier Aspekte sind unmittelbar relevant:
- dass die Darstellung ansprechend ist,
- dass Mobiliar und Technik genau verortet sind,
- dass die verfügbare Technik detailliert beschrieben ist und
- dass die Nutzung über Webbrowser und App selbsterklärend ist, damit sich auch ungeübte Anwender sofort in ihr zurechtfinden.
Anwendende brauchen Komfort
Anwendende möchten Komfort, zum einen bei der Nutzung der Anwendung, zum anderen bei der Wahl ihrer konkreten Arbeitsplätze. Die einen bevorzugen vielleicht einen sonnigen Fensterplatz, während andere lieber in der Nähe der Cafeteria sitzen wollen. Viele Mitarbeitende möchten bei der Buchung eines Arbeitsplatzes sehen können, wo ihre Kollegen und Kolleginnen sitzen, um einen Tisch in der Nähe auszuwählen. Und wenn möglich, wollen sie auch Flexibilität über den Tag haben, so dass sie z.B. am Vormittag in einem stillen Bereich mit der Gruppe ein Meeting vorbereiten können, für das sie am Mittag einen Konferenzraum buchen, und nachmittags möchten sie einen Einzelplatz, um die Ergebnisse des Treffens aufzuarbeiten. Solche Szenarien mit Open-Spaces, Co-Working-Areas und Hot-Desking erfordern dedizierte Lösungen.
Nach der Terminauswahl wird im Folgeschritt die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes ausgewählt. – Bild: RIB IMS
Administratoren brauchen Kontrolle
Auf der anderen Seite möchten Administrierende, dass sie ihre Gebäude schwerpunktmäßig auslasten können, damit sich diese im Interesse der Wirtschaftlichkeit abschnittweise füllen. Bestimmte Arbeitsplätze, zum Beispiel solche mit besonders leistungsfähigen Computern, dürfen nur für bestimmte Personengruppen buchbar sein, beispielsweise für Grafiker oder KI-Experten, wofür eine detaillierte Rechtevergabe notwendig ist.
Workplace Management einführen
Am einfachsten sind all diese Aufgaben und Zielstellungen zu realisieren, wenn das Workplace Management in ein CAFM-System integriert arbeitet. Dort liegen die Geschosspläne ebenso wie viele andere notwendige Daten schon vor und können mit überschaubarem Aufwand angepasst werden. Aber auch ohne ein CAFM-System ist Workplace Management möglich, wenn die entsprechende Software mit den notwendigen Informationen und Daten befüllt wird und als Stand-alone-Anwendung arbeiten kann.
Klein beginnen
Ist ein erstes Set-up erfolgt, sollte dieses mit einem kleinen Team getestet und gegebenenfalls optimiert werden, bevor es für alle Beschäftigten ausgerollt wird. Sollen Gruppen mit bestimmten Rechten festgelegt werden, empfiehlt es sich, die Rechte zumindest am Anfang nicht zu eng zu fassen, sondern lieber mit weniger Einschränkungen zu beobachten, wie sich der Alltag gestaltet, um dann gezielt nachzusteuern.
Tabellarische Übersichten zeigen der Administration beispielsweise, welche Buchungen aktuell vorliegen. – Bild: RIB IMS
RIB FM Workplace Management
Das Workplace Management von RIB FM vereint all diese genannten Anforderungen, Wünsche, Bedürfnisse und Notwendigkeiten in einem System. Datenbankgestützt, regelbasiert und mit allen notwendigen Informationen zu Gebäuden und Ausstattung befüllt bildet es die vielfältigsten Anforderungen ab und setzt sie um. Es erfüllt die Anforderungen an leichte Bedienung und eine ansprechende Darstellung. Es ist leicht zu implementieren und bietet eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten, um es individuell an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen.
Professionelle Implementierung
Damit das Workplace Management schnell Nutzen stiftet, begleitet RIB IMS seine Nutzenden bei der Implementierung. Aus dem großen Erfahrungsschatz unserer Kundenprojekte wissen wir, welche Schritte wann erfolgen sollten. Wir wissen, wie User Interfaces gestaltet werden und worauf Anwendende besonderen Wert legen. Wir unterstützen bei der Auswahl der wichtigen Elemente und bei der Umsetzung im jeweiligen Unternehmen.
Damit wird Workplace Management auch in Ihrem Unternehmen ein Erfolg.
Autor: Dr. Christof Duvenbeck, RIB IMS GmbH
Abbildungen: RIB IMS
