Dokumentenmanagement von Immobilienunternehmen oft wackelig

CAFM-NEWS – Rund 7.200 Dokumente pro Immobilie sammelt ein Immobilien-Unternehmen durchschnittlich an. Das ist das Ergebnis einer Untersuchung des Protechs Docunite. Diese förderte auch zu Tage, dass von den Dokumenten knapp 40% Duplikate sind.

Zudem zeigte sich, dass die Anzahl der Dateien im Bereich Property Management durch abgelegte Dokumente zu Betreiberpflichten und Wartungsprotokollen besonders hoch ist – hier gibt es im Schnitt bis zu 20-mal mehr abgelegte Dokumente als in anderen Bereichen.

Problematisch sind laut Software-Anbieter ferner die verschachtelten und inkohärenten Ordnerstrukturen und Ablagen. Dadurch können Mitarbeiter viele wichtige Dokumente zu Gebäuden oder Transaktionen eventuell nicht finden. Laut Docunite-Analyse betrifft das in den Bereichen Fonds Management und Asset Management zwischen vier und sechs Prozent aller Dokumente.

Kritikpunkt an der Erhebung ist, dass Docunite seine Zahlen aus der Analyse eines einzelnen Unternehmens gewonnen hat.

Abbildungen: Docunite