Ausschreibung nach Ausschreibungskonzept
Zur Vorbereitung einer Ausschreibung müssen zahlreiche Punkte konzeptionell geklärt werden.
Für die Vergabe von Gebäudemanagement-Dienstleistungen haben rotermund.ingenieure eine Checkliste zur Ausschreibungsvorbereitung entwickelt (vgl. Abbildungen), in der gemeinsam mit dem Kunden die Rahmenbedingungen und die Eckdaten zur Durchführung der Ausschreibung bzw. Vergabe durchgesprochen und festgestellt werden.
Die gewonnenen Erkenntnisse münden nach Fertigstellung der Checkliste in einem ausgearbeiteten Ausschreibungskonzept.
Wesentliche Inhalte des Konzeptes
Das Konzept beschreibt in einem ersten Schritt die wesentlichen Wünsche des Kunden und die Umsetzung bei der Bestandsaufnahme, Ausschreibung und Vergabe. Beispiele der zu klärenden Punkte sind:
Welche Gewerke werden ausgeschrieben?
Gliederung nach den Kostengruppen der DIN 276?
Welche Leistungen sollen ausgeschrieben werden? Beispielsweise
- Betriebsführung
- Inspektion
- Wartung
- Instandsetzung (mit Wertgrenze?)
- Prüfungen durch befähigte Personen (bP)/(SK)
- Prüfungen durch ZÜS (SV)
- 24h Rufbereitschaft/Störungsdienst
- Energiemanagement
- Verfolgung von Gewährleistungen
- Technischer Support
Werden Bestandsaufnahmen notwendig, bzw. wie ist die Datenlage beim Kunden für die auszuschreibenden Gewerke?
Ist eine modulare Vergabe (in Losen) erwünscht?
Wie soll der Bieterkreis festgelegt werden?
Unsere Empfehlung: Nicht nur nach günstigstem Preis vergeben, sondern Aufbau einer Matrix mit bewertbaren Leistungsmerkmalen, wie Personaleinsatz der Bieter
Festlegung der Bestandsteile der Ausschreibungsunterlagen
Festlegung Reaktionszeiten bei Störeinsätzen
und ähnliches
Zu allen Themen bieten wir Ihnen gerne Beratung aus unserem reichhaltigen Erfahrungsschatz.
Blick in die Zeit nach der Ausschreibung
Neben den Teilen, die unmittelbar das Ausschreibungsprozedere betreffen, wird der Blick auch in die weitere Zukunft nach der Vergabe gerichtet. Hier steht zunächst die Einrichtung des neuen Dienstleisters in der Start-Up-Phase an. Hier stehen wir dem Auftraggeber gerne bei der Begleitung einer Übernahmeinspektion und bei der Vermittlung der Vertragsinhalte an den Dienstleister an der Seite.
Zu guter Letzt wird die Vorgehensweise zur zyklischen Kontrolle der Leistungserbringung durch den Dienstleister in Audits konzipiert.
Ich denke, es ist immer gut und richtig, planvoll an eine Ausschreibung heranzugehen.
