Wir haben an dieser Stelle schon mehrfach über die Notwendigkeit von Audits berichtet. Heute werfen wir einen Blick in die Praxis und betrachten die häufigsten Fehler bzw. vermehrt anfallende Mängel, die bei der Überprüfung von Dienstleistungen im Facility Management aufgedeckt werden.
Die häufigsten Fehler
Lückenhafte Berichtserstattung
Eine lückenhafte Berichtserstattung und/oder Dokumentation ist auch in Zeiten digitaler Unterstützungen immer noch einer der am meisten anzutreffenden Mängel. Über die Risiken berichten wir beispielsweise in unserer kostenfreien Fachveröffentlichung „Sicherstellung und Umsetzung der Betreiberverantwortung im FM“.
Fehlende Qualifikationsnachweise
Ein weiteres Problem sind fehlende Qualifikationsnachweise. Dies lässt sich insbesondere bei während der Vertragslaufzeit neu hinzugezogenen Mitarbeitern sowie bei der Einbindung von Nachunternehmern beobachten.
Fehlender Abgleich zur Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung als Dreh- und Angelpunkt bei der Leistungsdurchführung? (Leider) mitnichten.
Häufig findet kein (detaillierter) Abgleich mit der Leistungsbeschreibung statt. Zur Vorbeugung empfehlen wir diesen Punkt im Rahmen der Start-Up-Phase intensiv zu betrachten.
Jour-Fixe-Termine werden nicht umgesetzt
Erstaunlich oft stellen wir in der Praxis fest, dass regelmäßig angesetzte Jour-Fixe Termine nicht stattfinden. In den meisten Fällen leidet darunter die Kommunikation – was sich beispielsweise auch im nächsten Punkt niederschlägt.
Rein operativer Einsatz des Dienstleisters
In den meisten Verträgen werden an den Dienstleister auch administrative Leistungen übertragen. Jedoch lässt sich in der Praxis häufig eine fehlende Einbindung des Dienstleisters in die administrative Planung feststellen. Dieser wird oft nur rein operativ eingesetzt.
Unterlassene Leistungen
Besonders ärgerlich ist es, wenn Leistungen nicht durchgeführt werden.
Sollte Ihnen dies als Betreiber auffallen, empfehlen wir im ersten Schritt den Abgleich zur Leistunsgebschreibung (siehe oben) sowie die Durchführung eines Audits.
Umgang mit aufgezeigten Mängeln
Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass der Regelbetrieb durch einen externen Dritten überprüft und die Ergebnisse schriftlich festgehalten wurden. Auf Grundlage dieses (Audit-)Berichts sollte ein Maßnahmenplan zur Beseitigung der offenen Punkte mit dem jeweiligen Dienstleister vereinbart werden. Hierzu empfiehlt es sich, die Defizite nach Organisations-, Kommunikations-, System- und Vertragsproblemen zu unterscheiden. Im Anschluss erfolgt eine Besprechung und Priorisierung der Mängel sowie die Festlegung von Zuständigkeiten.
Bei Bedarf sollte nach drei Monaten eine Wiederholungsprüfung stattfinden. Bei ausstehenden Mängeln kann eine Vergütungsminderung in Betracht gezogen werden.
Wenn Sie die Umsetzung nicht selbst vornehmen wollen oder Ihnen schlicht die Ressourcen dazu fehlen, unterstützen wir Sie gerne.
Dieser Beitrag ist ein Auszug aus unserer Fachveröffentlichung „Überprüfung und Auditierung von FM-Dienstleistungen“.
Diese können Sie über rotermund.ingenieure kostenfrei als PDF anfordern » zur Bestellung
