Software – wichtiger Helfer bei Instandhaltung und Dokumentation

Dokumentation jederzeit und überall ist ein wesentlicher Schlüssel für den sicheren Betrieb - Bild: Shutter B/stock.adobe.com
Dokumentation jederzeit und überall ist ein wesentlicher Schlüssel für den sicheren Betrieb – Bild: Shutter B/stock.adobe.com

CAFM-NEWS – Prüfungen, Wartungen, Reparaturen – wer hier auf der sicheren Seite bleiben möchte, kommt um eine verlässliche Dokumentation nicht herum. Denn nur revisionssichere Dokumentation gewährleistet den sicheren und rechtskonformen Betrieb von Immobilien. Unterstützen lassen sich diese Prozesse mit einer geeigneten Software. Doch welche Funktionen und Merkmale muss so ein IT-Werkzeug aufweisen?

Betreiberverantwortung

Es wird gerne übersehen, ist aber entscheidend: Mit der Betreiberverantwortung laut § 15 Abs. 1 BetrSichV sind Immobilienbetreiber für ihre prüfpflichtigen Objekte persönlich verantwortlich. Werden Prüfpflichten vertraglich übertragen, geht auch Verantwortung über und der beauftragte Mitarbeiter oder Dienstleister haftet für Pflichtverletzungen. Allerdings: Während auf der einen Seite Auflagen und Nachweispflichten laufend zunehmen, setzt der chronische Personalmangel zumal im technischen Bereich Dienstleister immer mehr unter Druck.

Parallel sollen Auswertungen und Kennzahlen regelmäßig über geleistete Prüfungen und Wartungen informieren. Dadurch nimmt die Dokumentation der eigenen Arbeit und die ordnungsgemäße Administration größerer Immobilienbestände einen zunehmenden Teil der Arbeitszeit ein. Als Hilfen werden zahlreiche Listen mit Haus- und Gebäudetechnik, Sicherheitstechnik, Brandschutztechnik, Fahrzeugen, ortsveränderlichen Geräten und Medizintechnik erstellt, um den Überblick zu wahren und in der Theorie den schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente wie Datenblätter, Bedienungsanleitungen oder Wartungs- und Prüfvorschriften zu ermöglichen. In der Praxis funktioniert das aber meist nicht.

Unterlagen, Daten, Informationen

Zwar sind oft die wichtigen Informationen und Nachweise vorhanden, sie sind aber verteilt über Akten in Papierform, Excel-Tabellen und verschiedenste elektronische Systeme. Eine Dunkelziffer nicht dokumentierter Absprachen und mündlicher Infos erschwert die Arbeit zusätzlich und sorgt schnell für Frust bei allen Beteiligten. Die Folge: 

Die große Zahl an Informationen in unterschiedlichen Formaten behindert Dokumentation, Prognose und Planung immens. Es wird schwierig, alltägliche Fragen wie diese zu beantworten:

  • Wer hat die letzte Wartung wann vorgenommen?
  • Welche Störungen gab es in der Zwischenzeit?
  • Welche Wartungs- und Prüfvorschriften sind zu beachten?
  • Welches Prüfintervall ist vorgeschrieben?
  • Besteht noch Garantieanspruch?
  • Welche Kosten sind zu erwarten?
  • Welcher Mitarbeiter verfügt über die notwendige Qualifikation für die Prüfung?
  • Welche Arbeitsschutzrichtlinien sind zu beachten?

Bereits dieser Auszug an Fragen zeigt, wie komplex und zugleich eng die Beziehung des Facility Managements zu Betreiberpflichten ist.

Sicher ist: Objekte folgen selten einer einfachen Struktur. Manche von ihnen sind geografisch sinnvoll aufzuschlüsseln, andere auf technischer Basis. Einen Überblick über mehrere Einrichtungen mit Gebäudetechnik, Medizintechnik, Fuhrpark und anderem mehr zu schaffen ist schwierig.

Dazu kommt, dass im Alltag lange Ketten in der Störmeldung von den Einrichtungen zum Facility Manager eine schnelle Abhilfe behindern. Zudem gehen wichtige Informationen verloren und mangels Übersicht sind präzise Aussagen zu Kosten kaum möglich. Entsprechend lassen sich auch kaum optimale Prozesse kaum stellen.

Faktor Mensch und Qualifikation

Dieser Status Quo führt zu vielfältigen Risiken für Facility Manager:

  • Versäumnisse bei sicherheitsrelevanten Prüfungen
  • Versäumnisse bei der Instandhaltung
  • Verletzungen der Betreiberpflicht
  • finanzielle Einbußen

Schon diese vier Punkte können direkte Konsequenzen nach sich ziehen. Und der fehlende Überblick, der zeitaufwendige Recherchen zu benötigten Infos erfordert, belastet die bereits angespannte Arbeitssituation zusätzlich. Weitere Risiken stellen sich ein, wenn Mitarbeiter ausfallen. in mehrfacher Hinsicht Risiken. Nur wenn die Vertretung schnell einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Aufgaben bekommt, kann sie erfolgreich und sicher arbeiten. Fällt ein Mitarbeiter dauerhaft aus, droht viel Wissen und Erfahrung verloren zu gehen.

Außerdem sind bestimmte Zertifizierungen an konkrete Aufgaben geknüpft. Fehlt die Qualifikation eines ausgefallenen Mitarbeiters, muss eine zertifizierte Prüfung von einem ebenso berechtigten Kollegen übernommen werden. Der Aufwand für derartige Umplanungen ist hoch und steigt weiter mit jedem zusätzlichen Störfaktor.

Gewährleistungs- und Garantieansprüche können Kosten sparen, während Termine und Fristen für Wartungen und vorgeschriebene Prüfungen essenziell für die Betriebssicherheit sind. Planungssoftware unterstützt Facility Manager, indem Termine und Fristen nicht vergessen werden können. Mit einem Klick sind ablaufende Garantieansprüche abrufbar. Eine kurze Prüfung oder ein Blick in das letzte Protokoll können den Kontakt zum Hersteller einleiten, um im Rahmen der Garantie Leistungen abzurufen, die nach Ablauf selbst hätten erbracht werden müssen. Das spart Zeit, Kosten und Aufwand.

Auch die Auslastung von Mitarbeitern ist abrufbar. Sind deren regelmäßige Zuständigkeiten einmal korrekt hinterlegt, kann eine Software für FM aktuelle und zukünftige freie Kapazitäten anzeigen. So sind Zeitfenster für Ad-hoc Aufgaben schnell abrufbar. Das reduziert ungeplante Überstunden und Leerlaufzeiten. Auf diesem Weg können auch die Aufgaben eines ausgefallenen Mitarbeiters effektiv auf die Kollegen umverteilt werden, um allen Fristen nachzukommen.

Von Excel zum CAFM

Softwaregestütztes Facility Management wird in vielen Fällen bereits mit vorhandener Software abgebildet. Excel-Tabellen oder ein erweitertes ERP, DMS oder GLT sollen bei der Verwaltung der betreuten Objekte helfen und geleistete Arbeiten dokumentieren. Oft sind die damit errichteten Strukturen aber zu statisch, um dynamisch auf Änderungen reagieren zu können. So passt ein bewegliches Objekt in keine geografisch sortierte Excel-Tabelle, während eine technische Zuordnung mit einer neuen Niederlassung obsolet wird und geografisch sinnvoller sortiert wäre.

Universelle Software wie Excel kann eine einfache Verwaltung und Dokumentation im Facility Management gewährleisten. Sie stößt allerdings schnell an ihre Grenzen. Aus der gut gedachten elektronischen Unterstützung wird dann ein langsames, zähes Konstrukt, das mehr Zeit kostet, als es spart.

Spezialisierte Software hingegen arbeitet mit dynamischen Strukturen. Objekte aus der Haustechnik, Gebäudetechnik, Schließanlagen, Sicherheits- und Brandschutztechnik, Außenanlagen u.v.m. lassen sich einzeln anlegen und mit relevanten Zusatzinformationen ausstatten, zum Beispiel mit Wartungsintervall, Zertifizierungen und notwendige Qualifizierungen, Anleitungen, Hinweise, Betriebsdokumente, Wartungsprotokolle, aber auch feste Termine wie Ablauf der Garantie oder die Überschreitung der Betriebszeitgrenze. Außerdem werden diesen Objekten identifizierende Informationen mitgegeben, etwa eine geografische Zuordnung nach Standort, Gebäude, Raum oder eine technische Zuordnung nach Anlage, Fahrzeug und anderem mehr.

Prozesse digital unterstützen

Sämtliche Tätigkeiten der Facility Manager können nun als Vorgänge an den Objekten hinterlegt werden. Bei einer Prüfung wird beispielsweise direkt das Prüfprotokoll am Objekt hinterlegt, sodass es zu jedem späteren Zeitpunkt an genau dieser Stelle wiedergefunden werden kann. Auf Basis dieser freien Struktur erfolgt die Sortierung bei Bedarf nach eigenen Kriterien. Die Entscheidung der Struktur kann bei der Arbeit jedes Mal individuell getroffen werden und muss nicht bereits bei der Datenanlage bedacht werden.

Elektronisch dokumentierte Objekte und Vorgänge sind nur hilfreich, wenn ihre Zugänglichkeit gewährleistet werden kann. Werden die Daten nicht synchronisiert oder verbleiben sie dezentral, sind die Störfaktoren und Risiken für Facility Manager nun zwar digitalisiert aber längst nicht verbessert. Eine gute Software für Facility Management verfügt über eine zentrale Ablage aller Daten. Somit greift jeder Mitarbeiter auf dieselbe Datenbasis zu und neue Objekte und Vorgänge sehen die Kollegen in Echtzeit auf ihrem Computer. Individuelle Mitarbeiterzugänge sichern auch die Dokumentation ab: Wer hat wann was warum an welcher Anlage ausgeführt? Mit einer zentralen Datenablage sind diese Informationen revisionssicher abgelegt und die Verantwortlichkeiten im Ernstfall eindeutig zuzuweisen.

Stärken nutzen

Mit einer derartigen Datengrundlage kann die Software ihre Stärken ausspielen und bei der Planung, Verwaltung und Dokumentation aller Objekte und Vorgänge im Facility Management unterstützen. So gehören auch Kosten und Budgets zu den Daten, mit denen Software eine Auswertung erstellen kann. Mit ihr lassen sich anschließend kostenintensive Bereiche ermitteln.

Ersatzteile und Lagerbestände können als Daten ebenfalls von einer digitalen Verwaltung profitieren. Werden alle relevanten Daten stets aktuell gehalten, ermöglichen individuelle Auswertungen eine Prozessoptimierung auf allen Ebenen. Flaschenhälse oder Auslastungsspitzen können ermittelt werden, sodass geeignete Maßnahmen zur ihrer Vermeidung ergriffen werden können.

Folgt die Softwareentwicklung dabei den Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer, profitieren diese bereits nach kurzer Zeit von ihr. Im Facility Management ist eine flexible Objektstruktur der entscheidende Vorteil in der praktischen Arbeit. Sie ermöglicht die Überwachung und Planung sämtlicher Termine für wiederkehrende Vorgänge. Außerdem sind akute Störungen einfach zu melden und als Reparaturaufträge einzuplanen. Objekt-, Ersatzteil- und Vorgangsdokumente lassen sich direkt am Objekt hinterlegen und sind bei Bedarf sofort verfügbar. Der steigenden Verantwortung und Belastung können Facility Manager so mit einer digitalen Lösung begegnen.

Damit entlastet eine gute Software in der Planung und Dokumentation und reduziert Störfaktoren und Risiken im Facility Management.


Autor: Christian Wendler, M.O.P Management-Organisations-Partner GmbH


Abbildungen: Shutter B/stock.adobe.com



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