CAFM-Werkstatt von Drees & Sommer: Mehr Wissen durch Hands-on

CAFM-NEWS – Ein CAFM-System auszuwählen gleicht in vielen Fällen einer Sisyphusarbeit: Usability, Konnektivität, Konformität, Leistungsumfang, Zukunftssicherheit – die Liste der Notwendigkeiten, Anforderungen und Wünsche ist so lang wie die Ratlosigkeit häufig groß. Um die Hürden zu senken, hat das Beratungshaus Drees & Sommer mit aktuell neun Anbietern von CAFM- und BIM-Lösungen die CAFM-Werkstatt gestartet. Was steckt dahinter?

Hierzu haben die CAFM-News mit Felix Leonhard gesprochen. Er ist Senior Consultant bei Drees & Sommer und für die CAFM-Werkstatt verantwortlich:

 

CAFM-News: Herr Leonhard, was ist die CAFM-Werkstatt genau?

Felix Leonhard: Die CAFM-Werkstatt ist ein Angebot für unsere Kunden, im Zuge des Beratungs- und Auswahlprozesses mit ihren eigenen Daten in die Praxis einzutauchen. Hierzu haben wir aktuell Zugriff auf neun Systeme, die bereits Möglichkeiten und Unterschiede in der Datenhaltung und -weiterverwendung sehr greifbar machen.

 

CAFM-News: Wie lange gibt es die CAFM-Werkstatt schon?

Felix Leonhard: Die CAFM-Werkstatt ist seit August Bestandteil unserer Beratungsleistung. Als Leiter des Kompetenzbereichs Real Estate IT fällt die CAFM-Werkstatt in meinen Zuständigkeitsbereich. Zusätzlich habe ich aufgrund meiner vorherigen Tätigkeiten als Consultant bei Allplan und pit-cup eine enge Bindung zum CAFM-Markt.

 

CAFM-News: Sind Allplan und pit auch im Software-Angebot der CAFM-Werkstatt vertreten?

Felix Leonhard: Allplan ja, pit leider noch nicht. Aktuell sind neun Hersteller dabei: Allplan, byron, EBCsoft, Imsware, Incatec/Axxerion, Korasoft, Planvision, sMotive und Spartacus FM. Wir haben also Anbieter aus der ganzen DACH-Region im Portfolio und sowohl eigenständige Systeme wie auch in SAP integrierte Lösungen.

 

CAFM-News: Ist es einfach, Hersteller davon zu überzeugen, sich an der Werkstatt zu beteiligen?

Felix Leonhard: Wir zeigen die Produkte so, wie sie sind und mit dem, was sie können. Wenn ein Hersteller von der Leistungsfähigkeit seines Systems überzeugt ist, spricht also nichts gegen eine Beteiligung an der CAFM-Werkstatt. Wir haben dabei sukzessive Anbieter im DACH-Markt angefragt. Aber je nach Situation des jeweiligen Anbieters dauert es länger um sich für eine Beteiligung an der CAFM-Werkstatt zu entscheiden. Nur in ganz wenigen Fällen haben CAFM-Anbieter sich gegen eine Teilnahme entschieden – aber wer weiß: Vielleicht entscheidet sich hier auch noch jemand um – speziell nachdem wir unsere Kooperation mit der GEFMA bekannt gegeben haben.

 

CAFM-News: Sie meinen, einige zögern, weil der Beratermarkt durch Gerüchte der Käuflichkeit einzelner oder teilweise subversiv modellierte Präferenzen in Ausschreibungs-Unterlagen demoliert ist?

Felix Leonhard: Hier können wir nur für uns sprechen: Unsere Beratungsleistung erfolgt absolut systemneutral. Unser Anspruch ist hier, dass jeder Kunde das für ihn beste System auswählt. Der Vorbehalt kam eher dadurch auf, dass verhindert werden soll, dass andere Systemanbieter Einblick in das eigene System erhalten. Das haben wir in unseren jeweiligen Verträgen aber ausgeschlossen.

 

CAFM-News: Gibt es einen Wunschzettel für CAFM-Systeme, die Sie in der Werkstatt gerne anbieten würden?

Felix Leonhard: Eigentlich können wir alle CAFM-Systeme auf unsere Wunschliste schreiben, weil jedes System gewisse Spezifika abdeckt, die Kunden suchen und andere Anbieter nicht in dieser Form haben. Und wir haben eine ausreichend starke Mannschaft, um uns auch in so eine umfangreiche Auswahl an Systemen einzuarbeiten und sie anschließend den Interessenten präsentieren zu können. Wir sind auch bereits mit weiteren Anbietern im Gespräch.

 

CAFM-News: Die Idee der CAFM-Werkstatt ist also, dass Kunden im Zuge des Beratungsprozesses auch mal mit einer CAFM-Software spielen können?

Felix Leonhard: Nicht spielen, sondern schon richtig arbeiten und auch mit ihren eigenen Daten. Oft steckt der Teufel ja im Detail, da hilft es nicht, nur am Tisch über das System zu reden. Konzepte in rein theoretischer Betrachtung sind nicht immer passend, denn Software ist komplex – der Praxisbezug durch die CAFM-Werkstatt hilft den Kunden, hier mehr Klarheit zu bekommen und auch möglicherweise Entscheidern die Mehrwerte einer systemischen Datenverwaltung zu verdeutlichen.

 

CAFM-News: Und die CAFM-Werkstatt ist immer Teil der Beratung?

Felix Leonhard: Es kommt darauf an. Es gibt bei der Beauftragung eines Beraters immer unterschiedliche Hintergründe und unterschiedliches Vorwissen auf Seiten des Auftraggebers. Einige Kunden sind sehr weit, andere haben noch nie ein System gesehen, aber am Ende sitzen alle am Tisch und sollen bestimmen, was sie für die Zukunft brauchen. In vielen Fällen kann dann ein Workshop sinnvoll sein, in dem man sich verschiedene Systeme anschaut und sieht, was diese können, und auch, was man wirklich braucht. Eine AR-Brille auf der Nase verrät einem schnell, ob es wirklich das ist, was zum aktuellen Zeitpunkt notwendig ist.

 

CAFM-News: Dann schaffen die Erfahrungen aus der CAFM-Werkstatt quasi eine Art erfahrungsbasierten Konsens für die weitere Beratung und System-Auswahl?

Felix Leonhard: Das kann man so sagen, ja. Aber sie gibt eben auch die Möglichkeit bestimmte Module zu priorisieren, da Systeme sehr weitreichende Module anbieten und der Auftraggeber im Anschluss vielleicht auch festlegen kann, was er aktuell noch nicht braucht.

 

CAFM-News: Wir haben bisher über die Anwenderseite gesprochen, aber was ist mit dem Techniker, der wissen will, ob die Software überhaupt in seine Systemlandschaft passt. Hilft die CAFM-Werkstatt hier auch weiter?

Felix Leonhard: Auch der Techniker kann Teil des Teams sein, die sich Themen in der CAFM-Werkstatt anschauen. Bei Bedarf können wir ins Backend schauen, so dass die Systemverantwortlichen sehen, welche Möglichkeiten es jeweils gibt. Ebenso können wir anhand von Integrationsszenarien zeigen, wie beispielsweise über das Internet eine API angesprochen wird. Oder es lassen sich die Funktionen für die Schnittstellen-Konfiguration anschauen – zum Beispiel ob sich per Scheduler regelmäßig ein Webservice ansprechen lässt oder ob die Möglichkeiten eines Systems schon beim automatisch erzeugten CSV enden.

 

CAFM-News: Wie lange dauert ein Workshop in der CAFM-Werkstatt im Regelfall und wie viele Teilnehmer sind üblicherweise bei einem solchen Workshop dabei?

Felix Leonhard: Ein Workshop wird meistens auf einen kompletten Tag terminiert. Allerdings werden im Rahmen von umfangreicheren Beratungsmandaten auch kürzere Workshops durchgeführt. Bezüglich der Teilnehmer sind wir mehr oder weniger flexibel. Wichtig ist in diesem Fall nur, dass wir die zu behandelnden Themen vorab mit dem Kunden abstimmen und diese Kunden-intern auch bekannt sind. Ist die Gruppe zu groß, macht es eventuell auch Sinn, die Gruppe thematisch zu splitten. Denn Entscheider, Immobilienverantwortliche und ITler haben halt doch teilweise leicht abweichende Interessen im Zuge eines solchen Termins.

 

CAFM-News: Und wie sind die Kosten für eine Beratung in der CAFM-Werkstatt?

Felix Leonhard: Wir haben keine fixe Preisliste. Das ist davon abhängig welche Vor- und Nachbereitungen notwendig sind und wie viele Berater zum Einsatz kommen. 

 

CAFM-News: Wie viele Ihrer Kunden haben das Angebot der CAFM-Werkstatt schon im Zuge der Beratung in Anspruch genommen?

Felix Leonhard: Im ersten Monat haben bereits sechs Kunden die CAFM-Werkstatt genutzt. Und auch für den September haben wir bereits fünf weitere Anfragen. Gerade in den ersten Wochen haben wir die Workshops auch genutzt, um unsere lessons learned gezielt aus diesen Workshops zu extrahieren und hier das Angebot weiter zu optimieren.

 

CAFM-News: Eine letzte Frage noch – war die Idee der CAFM-Werkstatt eigentlich hausintern schwer durchzusetzen?

Felix Leonhard: (lacht) Nein, das ging wirklich leicht. Die CAFM-Werkstatt ist ja keine Revolution, im Gegenteil. Die Idee war naheliegend, denn Drees & Sommer ist ja schon seit einiger Zeit im digitalen Bereich aktiv. Digitalisierung ist in vielen Stellen die Zukunft, neben CAFM auch im Projektmanagement und mit BIM. Es gibt daher Optimierungspotenziale in fast allen Bereichen. Die CAFM-Werkstatt ist ein Weg, diese Potenziale für den Bereich des Facility Managements greifbar zu machen, bevor Software gekauft wird. Das halten wir für einen guten und fairen Ansatz.

 

CAFM-News: Vielen Dank für das Gespräch.

Abbildungen: Drees & Sommer