Marktstudie: Auf welche Software FM-Anbieter setzen

(cafm-news) – Die Frage, welche Software-Produkte FM-Anbieter einsetzen und auf welche Funktionen und Leistungsmerkmale sie besonderen Wert legen, haben Anna Esau, Fabian Lang und Paul Neu gemeinsam mit Prof. Joachim W. Hohmann an der Technischen Universität Kaiserslautern im Rahmen einer Studie zu klären versucht. Die Ergebnisse ihrer Marktbefragung stellten sie jetzt in einem Beitrag auf dem FM-Kongress der Facility Management Messe vor.

Rund 24 Anbieter dominieren in Deutschland derzeit den Markt für externe Dienstleistungen rund um Gebäude und Immobilien, 51 Unternehmen identifizierten die Studierenden insgesamt als relevant für ihre Studie. Von den 51 angeschriebenen Unternehmen antworteten lediglich 9, so dass die Studie nicht repräsentativ ist. Dennoch ist sie ein guter Start und führt zu interessanten Einblicken.

Welche Software für welchen Zweck?

Ziel der Studie war zum einen, zu erfahren, welche Software von den Anbietern eingesetzt wird, in welcher Weise sie Kunden-Services unterstützen und wie die Dienstleister die Software beurteilen. Ein weiterer Fokus lag auf dem Vergleich externer T-Aufwendungen, eingesetzter Software und angebotenen IT-unterstützten Dienstleistungen Bereichen des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements, getrennt in KMU mit einem Umsatz bis zu 250 Millionen Euro jährlich und große Unternehmen mit einem Umsatz über 250 Millionen Euro jährlich.

Mehr als die Hälfte der Befragten zur Dienstleister betreuen mehr als 100 Kunden. Dieser Wert gilt für jegliche Unternehmensgröße, was die Vermutung nahelegt, dass die Kundengröße analog zur Größe des Anbieters ausfällt. Rund die Hälfte der Teilnehmer, exakt 44,44 Prozent, gibt zwischen 50.000 und 100.000 Euro pro Jahr für Wartung und Betrieb von Hardware und Software, Schulungen, Beratungsdienstleistungen und Weiterentwicklungen aus. Jeweils rund 11 Prozent haben IT Kosten zwischen 10.000 und 50.000 Euro bzw. Kosten von mehr als 250.000 Euro pro Jahr. Gut ein Fünftel kommt dagegen mit IT-Ausgaben unter 10.000 Euro im Jahr aus.

Keine Tendenz bei CAFM-Lösungen

Die insgesamt neun Unternehmen, die geantwortet haben, setzen 15 verschiedene Softwareprodukte ein, von denen einige waschechte CAFM-Lösungen, andere begleitende und unterstützende Systeme und in einem Fall Microsoft Office als Behelfslösung eingesetzt ist. Eine klare Tendenz in der Auswahl der Produkte war für die Forscher nicht erkennbar. Die eingesetzten Lösungen sind in alphabetischer Reihenfolge:

• Archibus
• ConjectFM
• Gatcos
• IBM Maximo
• Individualprogrammierungen
• MS DYN AAV
• MS-Office
• Navision
• Pancom Clean, O-Plus
• Pit-FM
• Planon
• Sharepoint 2010
• SAP-PM
• SPARTACUS Facility Management
• visualFM

IT-unterstützte Prozesse

Interessant ist das Ergebnis der Studie, dass in sämtlichen abgefragten Teilbereichen des infrastrukturellen Gebäudemanagements kein einziger Bereich von sämtlichen Anbietern IT flankiert ist. Den schlechtesten Wert erzielte hier bei die Parkraumbewirtschaftung mit nur einem Siebtel, den besten Wert das Flächenmanagement mit vier Fünftel. etwas anders sieht es mit der Unterstützung der technischen und kaufmännischen Managementprozesse aus.

Die allgemeine Dokumentation leistet jeder Anbieter IT-flankiert für seine Kunden. Bei Energiemanagement, Betreiben, Informationsmanagement, Kostenplanung, Objektbuchhaltung und Vertragsmanagement schwanken die Werte dagegen zwischen 33 bis 77 Prozent. Die Funktionen der Standard-Software werden in diesen Bereichen „vermutlich nicht immer genutzt oder nur zu internen Zwecken eingesetzt“, schlussfolgern die Forscher.

Services und Web

Die eingesetzten CAFM-Systeme sind durchgängig mandantenfähig, 66 Prozent von ihnen werden von CAD-Programmen unterstützt. Rund 90 Prozent der Anbieter binden mobile Endgeräte mit ein, bis auf zwei Anbieter haben alle neben mobiler auch Offline-Synchronisation eingebunden.

Rund 80 Prozent der Service-Dienstleister bieten ihren Kunden zudem ein Webportal an, um Leistungen zu überwachen, zu planen oder neu zu buchen. Genutzt werden diese Webdienste vornehmlich für Auftragsverfolgung und Störungserfassung (je 85,71), dazu für Bedarfsmeldung (47,14) und Auftragserteilung (87,50).

Alle Mitarbeiter bei Dienstleistern, die ein Webportal nutzen, haben die Möglichkeit zur Auftragsverfolgung, zwei Drittel können aus dem System heraus auch Aufträge erteilen. Rund die Hälfte kann in Ihrem System Aufträge priorisieren, Verträge verwalten und findet Möglichkeiten zum Gewährleistungsmanagement. Terminänderungen stehen 16 Prozent zur Verfügung, die Möglichkeit zur Stornierung ist in keinem System vorgesehen.

Bewertung der IT- und CAFM-Lösungen

Interessant ist die Schulnoten-Bewertung der Systeme durch ihre Anwender: Ihr bester Wert ist mit 2,4 bereits nah am Durchschnitt – und er spiegelt die Kostenbewertung der CAFM- und IT-Lösungen wieder. Dieser Wert könnte allerdings auch die Begründung für die weiteren Noten vorwegnehmen. Diese sind:

• 2,5 für die Übersichtlichkeit
• 2,6 für die Terminverfolgung
• 2,7 für die Rechnungserstellung
• 3,0 für die Ausstattung
• 3,0 für die Anpassbarkeit

Fazit

Deutschlands FM-Dienstleister scheinen gemessen am Umsatz eher zurückhaltend in ihre IT zu investieren und ebenso zurückhaltend nutzen sie ihre CAFM-Systeme für die Dokumentation. Hier verweisen die Studienmacher auf Investitions-Volumina von zwei bis 4 Prozent des Umsatzes in anderen Branchen. Sie blicken aber auch auf die Hersteller von CAFM-Software und fordern sie auf, ihre Produkte noch besser an die Bedürfnisse und Notwendigkeiten der FM-Dienstleister anzupassen.

Weitere Informationen zur Studie „Anwendungs-Software bei Anbietern von Facility Services in Deutschland 2013“ erhalten Interessierte beim Lehrstuhl für Facility Management, Fachbereich Bauingenieurwesen an der Technischen Universität Kaiserslautern oder direkt bei Prof. Hohmann.

Abbildungen: TU Kaiserslautern – Prof. Hohmann/Anna Esau/Fabian Lang/Paul Neu