Jedes CAFM-System kostet 30.000 Euro… – mal X

Christian Harting von facility excellence hat einige Tipps für die CAFM-Einführung parat

Christian Harting von facility excellence hat einige Tipps für die CAFM-Einführung parat


(cafm-news) – Nicht zuletzt mit dem steigenden Bewusstsein für das Thema der Betreiberverantwortung liebäugeln Kommunen verstärkt mit der Anschaffung einer CAFM-Software, um Gebäude und Liegenschaften, aber auch Spielplätze, Parkanlagen oder öffentliche Plätze in Ihrer Zuständigkeit in Schuss zu halten und über ihre Aktivitäten einen verlässlichen Nachweis zu erhalten. Was im Vorfeld zu bedenken ist, haben wir den Berater Christian Harting von Facility Excellence gefragt.


CAFM-News: Herr Harting, Kommunen gehen verstärkt dazu über, CAFM-Lösungen kaufen zu wollen. Worauf sollten die Verantwortlichen besonders achten?

Christian Harting: (lacht) Gerade heraus? Auf’s Geld. Jeder Betreiber muss sich doch fragen, wieviel in die Kenntnis benötigter Informationen investiert werden soll: In die Datenaufnahme, die Datenpflege zur Aktualisierung der Information – und natürlich auch in das Hilfsmittel Softwarebetrieb. Damit stellt sich zeitgleich die Kernfrage, welchen Nutzen eine solche Software bringen soll – auch monetär. Der Nutzen stellt sich allerdings nur durch den klugen Betrieb ein: CAFM-Software ist wichtig, um Prozesse stringent zu unterstützen und kontrollierbar halten zu können, sie bietet schnellen Zugriff auf vielfältige Informationen rund um die Immobilien und schafft über Analysefunktionen Entscheidungssicherheit. Für den Start eines Projekts könnte die Frage lauten, welche konkreten Probleme durch gutes Informationsmanagement gelöst werden können und welche aktuellen und zukünftigen Nutzenpotenziale erschlossen werden können.


CAFM-News: Entscheidungssicherheit auch mit Blick auf die Betreiberverantwortung?

Christian Harting: Wenn das System entsprechend eingesetzt wird, auch mit Blick auf die Betreiberverantwortung. Glauben Sie aber bitte nicht, dass die Regelung der Verantwortung allein durch den Einsatz einer Software geschieht. Die ist allenfalls ein gutes Hilfsmittel.


CAFM-News: Was kostet ein CAFM-System?

Christian Harting: 30.000 Euro. (lacht)


CAFM-News: Nicht im Ernst…

Christian Harting: Wie man es nimmt. Nicht nur kommunale Entscheidungen orientieren sich oft an der Investition und weniger an Betriebs- oder gar Folgekosten. Das scheinen manche Anbieter begriffen zu haben und stellen deshalb die Erst-Investition bewusst klein dar. Und die auf die angebotene Software bezogene relativ kleine Zahl ist meist auch formal korrekt, weil Module nicht mitgerechnet werden, die später nachzupflegen sind. Oder die Datenmigration fehlt. Oder des komplette Set-up – so mancher ist da sehr kreativ.


CAFM-News: Und was kostet dann eine CAFM-Software tatsächlich?

Christian Harting: In vielen Fällen können Sie zumindest perspektivisch eine Null dranhängen. Manchmal auch zwei Nullen. Wenn man zum Beispiel annimmt, dass die Datenerfassung – je nach Ausgangslage – das sechs- bis zehnfache der Software-Investition kostet, dann kann man an die Modulpreise getrost mit einer weiteren ‚0‘ am Ende versehen und kommt damit in etwa an die wirkliche Investitionssumme.

Wohl dem, der schon Daten hat: Die Datenerfassung kann bis zu drei Viertel der Kosten eines CAFM-Systems ausmachen

Wohl dem, der schon Daten hat: Die Datenerfassung kann bis zu drei Viertel der Kosten eines CAFM-Systems ausmachen


CAFM-News: Das ist üppig! Wie kommen solche Summen zusammen?

Christian Harting: Die Investition in ein CAFM-System ist ja mehrschichtig zu betrachten. Da haben Sie zum einen die Software an sich, die sie mit mehr oder weniger großem Funktionsumfang kaufen. Dann müssen Sie die Daten, ohne die das System nicht arbeiten kann, gewinnen, sei es durch Datenmigration oder Datengewinnung und -aufbereitung. Und das System muss in die jeweilige IT-Landschaft integriert werden. Aber das ist nur der erste Teil.


CAFM-News: Der zweite Teil entsteht durch…?

Christian Harting: …die Betriebskosten. Die wiederum sind zweigeteilt: Die Kosten für das eigene Personal, beginnend bei der Einarbeitung über das System-Setup und die kontinuierliche Datenpflege bis zu den sonstigen Arbeiten mit dem System über seine Laufzeit, die meist bei rund zehn Jahren liegt. Auf der anderen Seite stehen die Kosten für Fremdleistungen, worunter Wartung, Support und zusätzliche Programmierung fallen. Auch Erweiterungen mit beispielsweise neuen Modulen zur Erweiterung des Funktionsumfangs sind hier einzurechnen.


CAFM-News: Lohnt sich solch eine Investition dann überhaupt noch?

Christian Harting: Wenn das CAFM nicht benutzt und zur Schrankware wird, dann sicherlich nicht. Die Gründe für solch einen Fehlschlag liegen meist in der Vorgeschichte der Einführung. Zum Beispiel lehnen Mitarbeiter das System ab, weil sie nicht in die Entscheidung eingebunden waren oder ein anderes System favorisierten. Auch unzureichende Datenqualität kann ein System vorzeitig stoppen. Risiken gibt es schon einige…


CAFM-News: … und welche Chancen bietet CAFM?

Christian Harting: Mit CAFM lassen sich sehr vielfältige Aufgaben rund um Immobilien und Liegenschaften nutzbringend begleiten. Ein aufmerksamer Blick in den Markt zeigt eine Vielfalt von Möglichkeiten auf. Man muss sie nur sorgfältig planen und konsequent umsetzen. Dann ist CAFM ein sehr mächtiges Werkzeug für das Immobilienmanagement.


CAFM-News: Klare Zielsetzung, Planung mit Augenmaß und Engagement, dazu sorgfältige Finanzplanung – könnten man das als die drei zentralen Pfeiler betrachten?

Christian Harting: Das sind Aspekte, die sich ein guter Entscheider schon beantworten müsste. Und das sind meines Erachtens wichtige Themen gerade in der kommunalen Praxis, über die herzlich wenig gesprochen wird. Auch zum Schaden von Kommunen, wenn die CAFM-Einführung wegen vermeidbarer Versäumnisse nicht zufriedenstellend gelingt. Es gibt gute Erfahrungen mit der Erstellung von Business Cases für die gesamte, aber auch für einzelne Aufgabenstellungen. Wenn man beispielsweise zur Bedarfsverminderung eine Verrechnung der Flächenkosten an die Nutzer machen möchte, könnten die heutigen Kosten – soweit möglich – aufgezeigt und nach dem (Teil-) Projekt mit den dann aktuellen verglichen werden. Mit solchen Vorher-/Nachher-Vergleichen ist die Rentabilität recht gut sichtbar – auch für die Entscheidungsträger.
Zum Start wäre – bevor das Augenmerk auf Auswahl und Implementierung einer Software gelegt wird – ein Projekt zum Informations-MANAGEMENT prima, das unter anderem die Frage beantwortet: Welchen – möglichst monetären – Wert bringt uns die Veränderung eines bestimmten Sachverhalts und was können oder wolle wir dafür einschließlich Betriebs- und Folgekosten investieren? Mit derartigen Fragen können die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht und viele Risiken vermieden werden. Damit würde die Zahl kommunaler CAFM-Success-Stories drastisch steigen. Zum Nutzen und zur Freude aller beteiligter Parteien: den CAFM-Anbietern, den Gebäudemanagern und den für die Investion verantwortlichen Personen. Ich wünsche allen maximalen Erfolg. Manage your Future.


CAFM-News: Vielen Dank für das Gespräch.


Abbildungen: Christian Harting, Facility Excellence

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