CAFM aus der Cloud – noch immer wolkig?

(cafm-news) – Zahlreiche Hersteller von CAFM-Software bieten auch Lösungen aus der Cloud an, sei es als SaaS- oder als ASP-Angebot im eigenen Rechenzentrum oder als Private Cloud, die für Kunden hausintern aufgesetzt werden. Doch so schön die technischen Möglichkeiten sind – genutzt werden sie in DACH nur sehr zögerlich. Neben Datenschutz-Anforderungen und Compliance-Aspekten hat auf Seiten der Kunden vor allem die NSA-Affäre vor rund einem Jahr einen massiven Bremsklotz vor die gerade beschleunigenden Räder geworfen.

Zur aktuellen Lage von CAFM aus der Cloud und zum Ausblick für die Branche haben wir CAFM-Anbieter und Lehrende im Forschungsfeld CAFM angesprochen, von denen einige bereitwillig Auskunft geben. Ihre Position ist überraschend einhellig.

Die Teilnehmer

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Das Interview: CAFM in der Cloud

Ist der DACH-Markt reif für CAFM aus der Cloud?

Dickmann: Ja, andere Länder sind da zwar weiter als wir, aber die Nachfrage nach CAFM in der Cloud wird spürbar steigen. Die aktuell medial sehr präsente Frage der Sicherheit – Stichwort NSA – hat die Kunden noch einmal sensibilisiert, insgesamt gehen wir aber von einer steigenden Nachrage aus.

Bögel: In DACH ist der Cloud-Markt noch klein, anteilig liegt er bei vielleicht zwei Prozent am Gesamtumsatz. Wir haben in den vergangenen zwölf Monaten allerdings auch eine spürbare Belebung auf Kundenseite erfahren.

Heinrichs: Auch wir erleben, dass der Markt tatsächlich zunehmend bereit ist, Cloud-Konzepte anzunehmen. Vorbehalte gibt es immer dann, wenn personenbezogene Daten in der Cloud liegen oder aber Daten des Endkunden, zum Beispiel wenn FM-Dienstleister für eigene Kunden die Cloud nutzen.

Wer reagiert besonders positiv auf Cloud-Angebote und wer ist eher vorsichtig?

Hohmann: Alle die glauben, CAFM würde dadurch einfacher und billiger, reagieren positiv. Vorsichtig ist man überall dort, wo man auch sonst Vorbehalte gegen Cloud Computing hat. Dies gilt auch über Ländergrenzen hinweg. In den USA wurden laut Umfrage der IFMA bereits zirka 80 Prozent aller Neuabschlüsse bei Integrated Workplace Management Systemen, kurz IWMS, im Jahr 2013 als SaaS- oder Cloud-Computing-Lösung getätigt.

Bögel: Die Erfahrungen sind sehr unterschiedlich. Länderseitig können wir sagen, dass die Menschen außerhalb Deutschlands schneller auf Cloud-Angebote reagieren, das ist zum Beispiel in Groß Britannien ganz anders. In den Vereinigten Arabischen Emiraten und Russland bieten wir zum Beispiel nur Cloud-Lösungen an und betreiben dort auch eigene Server.

Dickmann: Branchenseitig bemerken wir im Property Management einen erhöhten Bedarf an Cloud-Lösungen. Weil hier wesentliche Kernprozesse und unternehmenswichtige Geschäftsdaten abgebildet werden, stehen für den Kunden die gesicherte Systemverfügbarkeit und die optimalen Supportmöglichkeiten im Vordergrund. Ansonsten sehen wir kaum eine branchenspezifische Abhängigkeit. Die Entscheidung für Cloud- oder In-house-Betrieb ist grundsätzlich abhängig von der IT-Strategie des Kunden sowie vom Funktionsumfang des CAFM-Systems und der notwendigen Integrationstiefe in die bestehende IT-Landschaft.

Heinrichs: Positiv reagieren unserer Erfahrung nach derzeit große Konzerne mit einer private Cloud. Sie betreiben das CAFM-System auf einem eigenen Server in ihrer eigenen Infrastruktur. Eher neutral sind solche Kunden, die zum Beispiel einen Collaboration-Ansatz verfolgen und das Konzept Zusammenarbeit überall verfolgen. Eher ablehnend verhalten sich nach wie vor der gehobene Mittelstand oder Kunden mit sehr sensiblen Daten.

Was wollen Kunden?

Hohmann: Kunden wollen es einfach, flexibel und preisgünstig, möglichst mit umfassendem Service einschließlich der Datenpflege.

Heinrichs: Unsere Kunden wollen die Überall-Verfügbarkeit auch im Außendienst, auf der Baustelle oder beim End-Kunden ohne eine eigene, hoch spezialisierte Infrastruktur für den abgesicherten Zugriff aufbauen zu müssen. Denn dafür existiert häufig nicht das Personal beziehungsweise lassen sich nicht ohne weiteres kurzfristig Projekte ermöglichen. Da ist die Cloud eine gute, schnelle Alternative.

Dickmann: Meist fällt die Entscheidung zu Gunsten einer Cloud-Nutzung auf Grund der geringen Einstiegskosten, insbesondere wenn auch die eigenen internen IT-Kosten für den Betrieb der Server in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden. Die Cloud-Lösung ermöglicht es den Kunden, klein anfangen zu können, gegebenenfalls auch ohne komplexe Beschaffungs- und IT-Prozesse durchlaufen zu müssen.

Was wollen Anbieter?

Heinrichs: Dem Kunden schneller eine funktionsbereite Lösung bereitstellen.

Dickmann: Als Anbieter möchten wir natürlich unsere Software verkaufen. Dafür müssen wir die Hürden für unsere Kunden so niedrig wie möglich halten. CAFM aus der Cloud bietet hier eine ideale Alternative zum klassischen Lizenzkauf.

Hohmann: Anbieter erwarten Wettbewerbsvorteile, Flexibilität und Kostenreduktion durch Cloud Computing.

Wo sind Hürden auf dem Weg?

Bögel: CAFM ist sehr wunschkonzertlastig, da möchte jeder seine ganz individuellen Workflows abgebildet haben. Eine Cloud-Lösung zu nutzen bedeutet aber, sich einer Systematik zu unterwerfen, die der Hersteller oder Anbieter vorgibt. Wobei eine gewisse Standardisierung durchaus marktgerecht ist, denn bei genauerer Betrachtung zeigt sich, dass am Ende sehr viele Dinge immer wieder sehr gleich sind, auch über Unternehmensgrenzen hinweg.

Heinrichs: Wir erleben häufig diffuse Vorbehalte bezogen auf Datensicherheit und Speicherung, obwohl diese bei unseren Cloud-Angeboten mindestens den Anforderungen einer klassischen On-premise-Lösung entsprechen.

Dickmann: Eine Hürde ist auch die Integration in bestehende Systemlandschaften. Der Austausch von kritischen Daten über Online-Schnittstellen wirft oft sicherheitstechnische Fragen auf.

Hohmann: Auf Kundenseite sicherlich auch eine Hürde ist Unkenntnis über Cloud-Computing-Angebote. Dazu kommen noch eine falsche Erwartungshaltung mit Blick auf die mögliche Kostenreduktion und überzogene Sicherheitsanforderungen des IT-Betriebs. Auf Herstellerseite stehen zum Teil ungeeignete Technologie älterer CAFM-Software im Weg.

Wie lassen sich diese Hürden überwinden?

Hohmann: Die Hersteller müssen auf moderne Software-Architekturen wechseln. Und die Kunden sollten sich erfolgreiche Referenzen zum Beispiel in den USA und Groß Britannien anschauen.

Dickmann: Durch immer mehr erfolgreiche Referenzprojekte, in denen diese Fragen gelöst wurden.

Heinrichs: Mit Blick auf den Kunden ist unsere Aufgabe ganz klar: Aufklären, erklären, referenzieren.

Bögel: Ein Stück weit wird das auch die Zeit lösen, so dass Cloud-Computing Comodity wird. Auch Online-Banking war am Anfang etwas für technisch Verspielte, bevor die Masse es im Alltag nutzte. Ich rechne damit, dass wir in den kommenden zwei bis drei Jahren einen enormen Zug darauf spüren werden.

Was sind die Vorteile von CAFM aus der Cloud?

Bögel: Eine Cloud-Lösung gibt FM-Fachabteilungen die Möglichkeit, ein reines CAFM-Projekt und kein IT-Projekt zu machen. Compliance-Pakete mit Fragen wie ,Wer ist wann für die Datenbank da’ fallen raus, der Schwerpunkt und die Verantwortlichkeit für Betrieb und Nutzen rutschen ins FM. Und die notwendigen Schnittstellen sind trotzdem verfügbar.

Dickmann: Vorteile sind neben der hohe Flexibilbität des Kunden durch Unabhängigkeit von der eigenen IT auch preiswerte, nutzungsorientierte Gebührenmodelle und ideale Supportbedingungen durch den Anbieter.

Heinrichs: Hinzu kommen noch sofortige Verfügbarkeit, Endgeräteunabhängigkeit, niedriger Erstinvest und optimale Verfügbarkeit auch außerhalb des Unternehmens – also eine umfassende Entlastung für den Kunden.

Werden diese Vorteile im Alltag dann auch wirklich genutzt?

Hohmann: In den USA ja. In Deutschland fehlen größere Beispiele noch.

Bögel: Wir haben Nachfragen nach Cloud-Lösungen zum Beispiel von einem großen Kaufhauskonzern und einem der vier deutschen Mobilfunkbetreiber. Sie setzen auf die Cloud, weil man mit ihr schnell ist: Man kann in zwei Stunden beginnen zu arbeiten, also das System zu befüllen.

Was sind die Nachteile von CAFM aus der Cloud?

Bögel: Geringere Individualisierung als gefühlter Nachteil, der allerdings verhindert, sich in Individualität zu verstricken, die die Sache am Ende komplexer macht. Dann sind die Zugriffe zu regeln, also wer darf administrieren? Und soll das extern oder intern geschehen? Und die technische Integration in die bestehende Infrastruktur ist etwas dünner: ERP geht, Groupware nicht und Single-Sign-On geht nicht ohne weiteres.

Heinrichs: Über lange Sicht gerechnet kann der Eindruck entstehen, eine Cloud-Lösung sei teuerer. Werden allerdings auch Opportunitätskosten wie die Anschaffung und Moderniseirung von Hardware und die Administration von Rechner und System mit einbezogen, ist CAFM aus der Cloud auch über lange Sicht günstiger. Als Nachteil könnte empfunden werden, dass Online-Schnittstellen zu Kundensystemen wie ERP nur über VPN aufgebaut werden sollten, was wiederum eine gewisse Mitarbeit der Kunden-IT erfordert. Alternativ können Offline-Schnittstellen genutzt werden.

Wo liegen die Limitationen im Betrieb?

Dickmann: In der Anbindung an andere IT-Systeme. Bei einer extrem starken Vernetzung des CAFM mit anderen Bestandssystemen des Kunden oder auch mit GLT-Systemen, Zutritts-Kontroll-Systemen und anderen IT-Anwendungen stellt sich irgendwann die Frage, ob eine In-house-Lösung nicht sinnvoller ist.

Heinrichs: Neben der schon genannten Frage der Online-Schnittstellen ist eine grafikintensive Bearbeitung in der Cloud häufig nicht ganz problemlos, da große Datenmengen über die Leitung geladen und auch wieder gesichert werden müssen.

Hohmann: Ich sehe die Limitationen eher bei der IT-Compliance als bei der Performance.

Welche Funktionen und Leistungsbereiche sind besonders gut geeignet für die Cloud?

Bögel: Alle Szenarien, die einen kollaborativen Ansatz haben, externe Mitarbeiter einbinden und das Melden von Bedarf, Bedarfserfüllung und Feedback dezentral organisieren.

Heinrichs: Im Prinzip sind alle CAFM-Bereiche auch für die Nutzung in einem Cloud-System geeignet, ein Schwerpunkt bietet sich aber sicherlich bei Fläche, Wartung und Störungsmanagement an.

Dickmann: Aus Sicht von eTASK ist die Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Lösung nicht auf der Funktionsebene zu treffen, sondern eine strategische und kaufmännische Entscheidung des Kunden.

Wie ist der ROI von CAFM aus der Cloud verglichen mit regulären Inhouse-Lösungen?

Hohmann: Hier müsste zwischen der ROI-Periode und der ROI-Höhe unterschieden werden. Bei der Payback-Period könnte Cloud-Computing Vorteile bieten, beim konsolidierten ROI eher nicht. Dies hängt aber sicher auch vom Umfang, der Funktionalität und der Verteilung der Nutzer des CAFM Systems ab. Dies gilt aber ganz generell für Cloud-Computing.

Dickmann: Das hängt meines Erachtens sehr stark von der IT-Strategie des Kunden ab. Der ROI ist bei einer Cloud-Lösung in der Regel kürzer, kann in Einzelfällen aber auch höher liegen. Hier lässt sich keine pauschale Aussage treffen. Bei der Berechnung des ROI wird oft nicht berücksichtigt, dass zudem auch die internen IT-Kosten größtenteils oder komplett entfallen. Das können je nach Projektgröße jährliche Kosten im mittleren fünfstelligen Bereich sein.

Heinrichs: Der ROI der Cloud-Lösungen unserer Kunden tritt früh ein, er liegt bei unter sechs Monaten.

Bögel: Das ist in meinen Augen schwer zu vergleichen, weil die Inhouse-Lösungen von Kunden meist hochindividualisiert und damit deutlich teurer sind.

Lassen sich zusätzliche Spareffekte durch die Cloud-Lösung erzielen und falls ja, in welchem Bereich?

Dickmann: Die Cloud-Lösung bietet dem Hersteller einen direkten Support sowie den sofortigen Systemzugriff für Updates und auch Projektarbeiten. Wenn zwischen Kunde und Anbieter ein reger Kontakt besteht, bietet die Cloud-Lösung an dieser Stelle zusätzliche Spareffekte.

Heinrichs: Der Invest ist geringer, damit ergeben sich grundsätzlich Budgetvorteile, die in Zusammenhang mit Investitionen oder gar einem Investitionsstopp stehen.

Hohmann: Ich sehe Vorteile eher im Sinne von erhöhter Flexibilität, kürzerern Einführungszeiten und besserer Skalierbarkeit.

Fragen Kunden Cloud-Lösungen proaktiv nach?

Bögel: Ja, jedoch betrifft das noch einen eher kleinen Teil der Anfragen.

Dickmann: Es nimmt zu, aber es ist immer noch gering.

Heinrichs: Ja, definitiv.

In welchen Branchen ist die Akzeptanz höher, in welchen kaum vorhanden?

Hohmann: Das ist nicht branchenabhängig. In Deutschland sind die Vorbehalte gegen Cloud Computing generell groß.

Heinrichs: Große öffentliche Einrichtungen sind im Cloud-Kontext kaum vorhanden.

Bögel: Das stimmt, der Branchenmix ist bunt, mit Ausnahme der öffentlichen Hand. Dort ist Sicherheits- und Compliance-Denken sehr stark verankert. Wobei die Ironie ist, dass gerade hier im Rahmen der Beschaffung erhebliche Kosten gespart werden könnten, auch weil die öffentliche Hand durch Berater häufig zu bergedicken Anforderungskatalogen ermuntert wird.

Dickmann: Wir sehen die Nachfrage, wie schon gesagt, aktuell vor allem beim Property Management.

In welchen Branchen ist die Adaptation leichter, in welchen schwerer?

Hohmann: Das hängt von der grundsätzlichen Einstellung gegenüber neueren IT-Konzepten ab. Man kann davon ausgehen, dass in Branchen, wo ByoD, Big Data oder BIM implementiert sind, auch die Adaption von Cloud-Computing einfacher sein wird.

Für wen lohnt sich CAFM aus der Cloud wirklich?

Hohmann: Cloud-Angebote sind meines Erachtens eher für Einsteiger und Wenignutzer geeignet.

Wer sollte besser die Finger von Cloud-Lösungen für CAFM lassen?

Heinrichs: Alle, die ein hochangepasstes System benötigen, können die Skaleneffekte nicht wirklich nutzen.

Was sind Ihre Empfehlungen für die Nutzung auf mobilen Endgeräten wie Tablet, Smartphone und Laptop unterwegs?

Heinrichs: Tablets sollten für einen echten Nutzwert mindestens 8-Zoll-Screens haben. Für reinen Sichtzugriff reichen auch normales Smartphone. Als Betriebssysteme haben sich Android und iOS bewährt, Blackberry wird kaum nachgefragt. In der Schweiz ist auch Windows Phone ein Thema.

Dickmann: Meine zugegeben subjektive Einschätzung ist, dass Android als Betriebssystem im Business-Betrieb wegen seiner vielen Derivate schwer zu administrieren ist. Und softwareseitig sollte eine mobile Ausbaukomponente integriert sein.

Bögel: Als webbasierendes System ist unsere Software grundsätzlich mobil im Browser nutzbar. Für den Anwender ist es also egal, ob er im Büro an seinem PC arbeitet oder mobil an seinem Notebook. Smartphone und Tablets setzen wir in bestimmten Funktionsbereichen ein, in denen Mobilität und einfacher Zugriff gefordert sind, wie zum Beispiel zur Störmeldung oder zur mobilen Inventur.

Hohmann: Meine Empfehlung: Loslegen, wenn Sie bereits eine geeignete CAFM- oder IWMS-Software haben!

Vielen Dank für Ihre ausführlichen Antworten!

Abbildungen: conject, eTask, IMS, clker