Archibus Support Program for the New Normal: Smart Working & Self Service

 

CAFM-NEWS – In Teil 4 der Reihe zum Archibus Support Program for the New Normal geht es um die Unterstützung für Smart Working & Self Services und was diese unter den Beschränkungen der Pandemie für Unternehmen leisten können:

Smart Working bezeichnet die vielfältigen Möglichkeiten, seine Arbeit von zu Hause, von unterwegs oder theoretisch von jedem beliebigen Ort aus durchzuführen. Dazu bedarf es nur einer Internetverbindung und der richtigen Hardware.

Schlagworte wie Homeoffice oder Remote Work sind nicht neu. In der Folge von COVID-19 aber hat sich nicht nur die Akzeptanz dafür bei den Vorgesetzen sprunghaft erhöht – diese sind häufig sogar dazu gezwungen, wollen sie den Hygieneregeln auf den eigenen zur Verfügung stehenden Büroflächen sicher nachkommen.

Dabei zeigt sich allerdings schnell: Für die Einbindung extern arbeitender Mitarbeiter in die internen Prozesse reichen Internetanschluss und Webcam allein nicht aus. Self Services sind ebenfalls erforderlich sowie eine Reihe weiterer intelligenter IT-Unterstützungen. Und es zeichnet sich bereits ab:

Viele Arbeitnehmer werden künftig nur noch im Homeoffice arbeiten oder in Rotationssystemen die Büros besetzen und dabei selbst ihre Schreibtische, Meeting-Räume und ihre Arbeitszeiten buchen. Die vier folgenden Beispiele zeigen die Vorteile dieser Arbeitsmodelle:

 

1. Smarte Belegungsplanung vor Ort

Die Mitarbeiter nutzen Self Services über ihre Smartphones, um mittels App die Buchung von Schreibtischen oder Meeting-Räumen vornehmen. Vor Ort zeigen digitale Türschilder an, ob ein Raum buchbar oder reserviert ist. Oder er ist ggf. auch gesperrt, weil die letzte Reinigung noch nicht erfolgt ist.

 

2. Steuerung der Belegungsdichte

Um die stets aktuelle Belegungsdichte zu steuern, helfen Sensoren oder Wärmekameras, die im Ein- und Ausgangsbereich oder an den Arbeitsplätzen angebracht werden. Via App checken Mitarbeiter selbst ein oder aus. Schon von zu Hause aus können sie prüfen, ob ihnen ein bestimmter Raum in der Firma zur Verfügung steht und diesen buchen. So lassen sich auch Reservierungen für spätere Zeitpunkte vornehmen. Ungewollte oder unzulässige Ansammlungen von Mitarbeitern werden unterbunden, Hygienevorgaben lassen sich exakt einhalten.

 

3. Optimierung durch Digitalisierung

Es sind jederzeit umfassende Analysen über das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter möglich, wobei Datenschutzvorgaben voreingestellt sein müssen. Die Auswertungen ermöglichen es dann, die Arbeitsumgebungen und Flächenverbräuche entsprechend der sich weiter verändernden Bedürfnisse stetig anzupassen und aktuelle Mindestabstandsanforderungen umzusetzen.

 

4. Kommunikation aufrechterhalten und fördern

Smart Working und die Nutzung von Self Services bedeuten also, dass jeder einzelne seine Arbeit, die Abläufe und Umgebungen nach seinen individuellen Bedürfnissen und aktuellen Anforderungen flexibel gestaltet. Dabei profitiert die gemeinsame Kommunikation der Mitarbeiter zusätzlich von der IT-Unterstützung:

• Im virtuellen Raum sind regelmäßige Gespräche über aktuelle Projekte einfacher und schneller möglich.
• Die Pflege von Kundenbeziehungen wird einfacher, da man schneller auf Anfragen reagieren kann.
• Spontane Terminvereinbarung zu einem virtuellen Meeting funktioniert besser, da kein Reise- und weniger Zeitaufwand nötig sind.
• Bildübertragungen via Webcam für den persönlichen Austausch, Produktpräsentationen oder das Teilen von Bildschirmen zur Visualisierung von Themen und zur Anleitung bei Problemlösungen sind dabei feste Bestandteile.

Fazit

Das IWMS-System von Archibus ist das wohl modernste und das weltweit am meisten verbreitete. Viele Funktionen helfen jetzt bei der Reorganisation der Arbeitsplätze. Dabei ist die intelligente IT-Unterstützung bei Smart Working & Self Services allerdings nur eines von vier zentralen Elementen des ganzheitlichen Support Program for the New Normal der Archibus. Die übrigen drei sind das Raum- und Flächenmanagement, die Reorganisation von Facility Services und das Compliance Management.

Übrigens: In zwei Wochen berichten wir an dieser Stelle über Compliance Management.

 

Die schon veröffentlichten Beiträge der Reihe finden Sie hier:

• Einführung: Die Stunde der Facility Manager
• Fläche und Raum: Arbeitsplätze reorganisieren
• Dienstleistung: Facility Services reorganisieren
• Sicherheit: Compliance Management unterstützen

 

Abbildungen: Archibus Solution Centers Germany

Dieser Artikel ist mit Unterstützung des Archibus Solution Centers Germany entstanden.