Archibus Support Program for the New Normal: Compliance Management

 

CAFM-NEWS – Der fünfte und abschließende Teil der Serie zum Archibus Support Program for the New Normal beschäftigt sich mit dem Thema Compliance Management, also der Frage proaktiver Steuerung komplexer Konformitäts-Anforderungen angesichts der fortdauernden Pandemie.

 

Compliance – immer im Fokus

Compliance Management ist generell ein zentraler Bestandteil für die Organisation eines Unternehmens. Es gilt, zahlreiche gesetzliche Regeln und Vorschriften zu beachten, hinzu kommen firmeninterne Richtlinien.

Infolge von COVID-19 erweitern die Verantwortlichen diese Regularien noch und verschärfen die Standards. Höchste Priorität: Die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter, Besucher und externer Dienstleister im Unternehmen jetzt und weiterhin gewährleisten. Dazu müssen Regeln neu definiert, verlässlich kommuniziert und deren Einhaltung sicher kontrolliert werden. Und – wo nötig – muss jederzeit nachgesteuert werden.

 

Risiken minimieren

Risiken am Arbeitsplatz minimieren, bei Vorfällen die Nachverfolgung gewährleisten und Haftungsansprüche entkräften: Das sind die Hauptaufgaben im Compliance Management. Die Verantwortlichen müssen ihren Aufsichts- und Kontrollpflichten nachkommen.

Aktuell liegt der Fokus auf der Erarbeitung neuer Konzepte im Umgang mit der Corona Pandemie. Dazu müssen Vorschriften für Mitarbeiter und externe Dienstleister geklärt sein und weiter angepasst werden. Zu beachten sind dabei insbesondere die Richtlinien für den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Das Archibus Support Program unterstützt Verantwortliche hierbei unter anderem mit:

• Checklisten für interne Angelegenheiten oder Aufstellungen von gesetzlichen Vorschriften für verschiedene Unternehmensbereiche (anlegen, pflegen, erweitern und ergänzen).
• Abgleich bisheriger Maßnahmen zum Arbeitsschutz mit den Richtlinien des BMAS
• Hinterlegung individueller Zeitpunkte /- zyklen, nach denen Checklisten abgearbeitet und Surveys durchgeführt werden sollen
• Kontrolle der Flucht- und Rettungswege
• Überprüfung elektrischer Anlagen im Unternehmen
• Auswertungen, Prüfergebnisse und Analysen für den sicheren Überblick bei der Abarbeitung der einzelnen Aufgaben

Lücken werden mit diesen Werkzeugen exakt identifiziert und Gegenmaßnahmen können sofort ergriffen werden. Mit Hilfe umfassender Dokumentationen können die Verantwortlichen jederzeit ihrer Nachweispflicht für die Einhaltung von Compliance Anforderungen nachkommen.

 

Gesundheit, Sicherheit & Arbeitsschutz gewährleisten

Vorschriften und  selbst auferlegte Regeln zu kontrollieren und einzuhalten gibt Mitarbeitern und Managern eines Unternehmens Sicherheit. Die Dokumentation und Einhaltung bestimmter Vorschriften kann auch als Grundlage für externe Zertifizierungen genutzt werden, um dem Unternehmen eine noch bessere Compliance zu bescheinigen.

Das Support Program unterstützt auch hier bei den Kernaufgaben:

• Definieren der neuen Richtlinien und Anforderungen
• Erstellen von Pandemieplänen und Checklisten
• Koordinieren von internen und externen Maßnahmen
• Gewährleisten einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebungen
• Prüfen der Konformität
• Durchführen von Surveys
• Abarbeitung und Überwachung der Maßnahmen
• Dokumentieren der Kontrollen und von Vorfällen

Der Verwaltungsaufwand wird hierdurch reduziert, die entscheidenden Informationen liegen auf einer zentralen Datenbank vor und sind dokumentiert – für eine Zertifizierung sind die Verantwortlichen optimal vorbereitet.

 

Fazit

Das mit Blick auf COVID-19 erweiterte Compliance Management ist der vierte Baustein im Archibus Support Program for the New Normal. Zusammen mit dem Raum- und Flächenmanagement, der Reorganisation von Facility Services sowie Smart Working & Self Services ergibt es das ganzheitliche Programm der Archibus.

Damit dient das Archibus Support Program der Bewältigung aktueller und zukünftiger Herausforderungen von Immobilieneigentümern und -betreibern, Facility-Managern und Service-Dienstleistern. Sie erhalten eine sichere und umfassende IT-Unterstützung im Umgang mit den Folgen der Pandemie und darüber hinaus.

 

Die übrigen Beiträge der Reihe finden Sie hier:

• Einführung: Die Stunde der Facility Manager
• Fläche und Raum: Arbeitsplätze reorganisieren
• Dienstleistung: Facility Services reorganisieren
• Helfer: Smart Working & Smart Services

Abbildungen: Archibus Solution Centers Germany

Dieser Artikel ist mit Unterstützung des Archibus Solution Centers Germany entstanden.