Arbeitsplatz-Management: …Sie werden platziert!
Software für Workplace Management
Planung auf dem Desktop, Buchung mittels App – Workplace Management setzt viel Flexibilität voraus – Bild: Workplace
Arbeitsplätze organisieren klappt mit den meisten CAFM-Systemen zumindest in den Grundfunktionen. Ausgereifte Software für das Workplace Management gibt es dagegen nur eine Handvoll. Zu den Platzhirschen zählen die Verdantix-Kunden IBM, Planon, Spacewell und Archibus, aber auch heimische Hersteller wie RIB IMS und Loy & Hutz sind inzwischen auf einem entsprechenden Niveau.
Planon hat schon 2009 mit dem Kürzel IWMS im DACH-Markt geworben und sich im Gartner-Quadranten positioniert. Heute führen die Niederländer ein sensorgestütztes System im Portfolio, das der Nachfolge-Quadrant von Verdantix als führend einstuft. Geboten wird ein umfassendes Leistungspaket, das standardisierte Prozesse für die vielfältigen Anforderungen von Immobilien- und Facility Management anbietet. Also ein umfangreiches CAFM-System, das auch Mietvertrags-, Projekt- und Nachhaltigkeitsmanagement miteinschließt.
Wer lieber klein anfangen möchte, kann das mit der Planon Workplace Edition, eine Plug & Play Lösung mit der Option der IoT-Anbindung. Sie lässt sich stufenweise ausbauen und mit Planon Workplace Insights um Analysetools und mit Planon Workplace Engagement um Service- und Managementprozesse ergänzt werden. Den Büronutzern steht eine App zur Verfügung, mit der sie direkt am Smartphone Arbeitsplätze buchen und im Raum Temperatur, Lüftung, Licht und Sonnenschutz steuern können.
Auch Archibus präsentiert sich als IWMS-Anwendung und schnürt ein Paket aus appgestützter Arbeitsplatzreservierung, strategischem Flächenmanagement und ergänzendem Assetmanagement. Die Lösung arbeitet webbasiert und bricht verfügbare Plätze auf den einzelnen Arbeitsplatz herunter. Auch Meetingräume lassen sich über die Lösung buchen, zudem soll sie die Zusammenarbeit vereinfachen. Die Buchungen können per Telefon, Tablet, Kiosk oder QR-Code erfolgen, was den Prozess sehr flexibel für den Endanwender macht. Die Anwendung bietet Fotos, um die Lokalität vorab beurteilen zu können, und hilft mittels Kalender, Terminkollisionen zu vermeiden. Auch Services bis hin zu Umzügen können über die Software von Archibus initiiert werden.
Das Modul Workplace für die CAFM-Software wave Facilities von Loy & Hutz ermöglicht die Buchung von Arbeitsplätzen am PC und mittels App. Hierfür zeigt es auf einem Buchungskalender an, welche Plätze aktuell verfügbar sind. Buchungen können storniert, verlängert und geändert werden, Check-in und Check-out mittels QR-Code sind möglich CAFM’lern stehen verschiedene Buchungsvarianten zur Verfügung, dazu können sie Auswertungen fahren, um Kosten zu optimieren. Passen die Standardprozesse der Software nicht zu den Gepflogenheiten im Unternehmen, können sie individuell erweitert werden. Erweiterungen gibt es für serielle Buchungen, die Zuordnung zu Kostenstellen und individuellen Stundensätzen. Das Modul lösst sich zudem mit weiteren Module wie Parkraummanagement, Zutrittskontrolle und CAD verknüpfen.
Auch RIB IMS hat für seine Software iTWO fm ein Modul Arbeitsplatzmanagement im Angebot. Arbeitsplätze flexibel zu buchen. Aufgrund des in iTWO fm integrierten Grafikkerns sind alle erforderlichen CAD-Pläne schon im System vorhanden und können für die grafische Einzel-, Serien- oder Dauerbuchung genutzt werden. Um Buchungsobjekte schneller identifizieren zu können, setzt RIB IMS die CAD-typische Layertechnik ein. Fehlt ein Plan, ist auch eine tabellarische Auswahl des Arbeitsplatzes möglich. Gewünschte Ausstattungsmerkmale können frei konfiguriert werden und es kann festgelegt werden, welches Team oder welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsplatz nutzen darf. Das Feature Find my Colleague zeigt, wo Kollegen arbeiten. Gebucht wird über ein Buchungsportal durch Angabe eines Datums oder Zeitraums. Sensordaten und andere elektronisch erfassbare Ereignisse können genutzt werden, um ungenutzte Reservierungen schnellstmöglich wieder freizugeben.
Spacewell wirbt auch mit einer Lösung, die gekoppelt an Sensoren und speziellen Leuchten am Tisch anzeigt, in welchem Büro noch Platz frei ist und welcher Tisch schon belegt wurde. Damit erübrigt sich eine Buchung vorab, wobei das über das System trotzdem möglich ist. Die verwendeten Rundumleuchten können übrigens auch genutzt werden, um die Luftqualität in einem Raum anzuzeigen. Die Signale „Besetzt“ und „CO2 zu hoch“ erhält das CAFM-System von Sensoren, die Information, was die Leuchte anzuzeigen hat, übermittelt die Software per LoRaWAN, also per Funk.
eFM schnürt mit MySpot ein noch üppigeres Paket. Die Italiener, die mit Archibus eine Partnerschaft haben, bieten in ihrer Lösung neben der Buchung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen auch ein Besuchermanagement, Arbeitsplatzanalysen, Coworking Networks und sogar Möglichkeiten für Digitale und Vor-Ort-Veranstaltungen als Gesamtpaket an. Damit ist in einer einzigen Anwendung ein breites Spektrum an personenzentrierten Szenarien abgedeckt. Die klassischen FM-Aufgaben finden dagegen keine Berücksichtigung.
Ähnlich aufgestellt ist das Angebot von Cobundu, das unter dem Dach der Nemetschek-Tochter Crem Solutions vertrieben wird. Cobundu versteht sich als Plattform für Workplace Experience und Workplace Analytics. Geboten werden Tools für Raumbuchung, Arbeitsplatzreservierung, Flächenmanagement und die Analyse von Nutzerdaten für die Flächenoptimierung. Analysiert und Gesteuert wird die Datenflut mit der Software Workplace Management, die bis vor kurzem noch Axxerion hieß. Mit der CAFM-Anwendung lassen sich entsprechend die Facility Management Prozesse verbessern und es ist leichter, Budgets und Ausgaben zu kontrollieren.
Plattform-Anbieter Thing-it wird meist im Smart Building-Kontext verortet, bietet aber auch eine Lösung für das Workspace Management an. Ist die Plattform an den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen ausgerichtet, lassen sich Arbeitsplätze reservieren und monitoren, es lässt sich Gebäudetechnik steuern, Indoor-Navigation kann zur Verfügung stehen und sogar Parktraum Management kann mit eingebunden sein. Hierfür nutzt Thing-it alle Datenpunkte und Steuerungskomponenten, die es bereits im Gebäude gibt, ohne eigene Datenquellen zu ergänzen. Damit ist auch umrissen, wo die Limitation des Angebots liegt: Fehlen Sensoren für beispielsweise Luftqualität oder Aktoren für die Steuerung von Licht und Sonnenschutz kann hier keine Funktionalität angeboten werden, die Güte des Workplace Managements steht und fällt also mit der bereits vorhandenen Gebäudetechnik.
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