Arbeitsplatz-Management: …Sie werden platziert!

Moderne Arbeitsplätze sind flexibel und können mit Werkzeugen für Integriertes Workplace Management organisiert werden  - Bild: 2mmedia/stock.adobe.com
Moderne Arbeitsplätze sind flexibel und können mit Werkzeugen für Integriertes Workplace Management organisiert werden – Bild: 2mmedia/stock.adobe.com

 

CAFM-NEWS – Spätestens die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt final auf den Kopf gestellt. Homeoffice-Regelungen gehen einher mit neuen Arbeitsplatzmodellen. Begleitet von Buzzwords wie New Work, Agile Workplace, hybrider Arbeitsplatz und Flächenoptimierung zielen Sie auf mehr Flexibilität im Arbeitsalltag mit der Folge, dass sich die Raumnutzung verändert. Das muss organisiert werden, denn warum sollte Fläche vorgehalten werden, die niemand belegt? Zum Glück gibt es Apps, Software, Sensoren und aus ihnen kombiniert diverse Lösungsansätze, um der Anforderungen Herr zu werden.

Darf es eine App sein? Oder ist eine IWMS-Lösung angeraten – ein Integrated Workplace Management System, was eine umfangreiche Software bezeichnet, um die Arbeitsplätze zu managen? IWMS wurde erstmals 2004 vom Marktforscher Gartner verwendet und wird oft als Spin-off der klassischen CAFM-Lösungen wahrgenommen. Doch so ganz stimmt das nicht.

„Im Arbeitskreis Digitalisierung des Gefma sind wir der Auffassung, dass IWMS der internationale Begriff für CAFM ist und sich die Leistungsanforderungen, die IWMS impliziert, mit Modulen unserer Hersteller super darstellen lassen“, erklärt Matthias Mosig, Leiter der Arbeitskreises Digitalisierung/CAFM im Gefma, die Kürzel. Und er schafft noch etwas mehr Transparenz: „Im Hintergrund steht immer die Frage, ob es Marketing ist oder sich etwas inhaltlich geändert hat – mir scheint es eher so, als wollten manche Hersteller mit solchen Kürzeln ein Alleinstellungsmerkmal aufzeigen.“

Allerdings gibt es neben CAFM-Systemen, die praktisch alles können, inzwischen auch Programme, die als Stand-alone Anwendungen ausschließlich dazu gedacht sind, Arbeitsflächen und -plätze zu verwalten. Manche von ihnen integrieren, wie einige CAFM-Lösungen auch, Sensoren, um zu erkennen, ob Schreibtische bereits belegt sind oder ob sich noch Personen in einem Besprechungsraum aufhalten, womit dessen Belegung besser organisiert werden kann.

 

Übersicht für Profis

Wer sich ein erstes Bild zu IWMS verschaffen möchte, hat oft eine Adresse im Kopf: den Green Quadrant von Verdantix. Die Marktforscher bewerten Systeme auf der X-Achse nach Eigendynamik (Momentum) und auf der Y-Achse nach nach Leistungsumfang (Capabilities), womit sie sich in eine von vier Kategorien einfügen:

  • Herausforderer (Challengers)
  • Spezialisten (Specialists)
  • Innovatoren (Innovators)
  • Anführer (Leader).

Für die jüngste Ausgabe von 2022 haben 13 Unternehmen den Obolus entrichtet, der zu zahlen ist, um in die Quadranten-Bewertung aufgenommen zu werden. Unter ihnen finden sich mit IBM, Planon, Spacewell sowie dem Eptura-Trio Archibus, iOffice und SpaceIQ auch in DACH bekannte Namen. Von diesen nimmt Planon zudem die Top-Position des gesamten Feldes ein.

Doch mit der Übersicht zahlungskräftiger Anbieter ist dem Anwender nur bedingt geholfen, denn vorab sind ganz andere Fragen zu klären.

 

Anforderungen definieren

„Vor der Software steht immer die Frage: Was will ich erreichen und welche Anforderungen habe ich?“, sagt Maik Schlundt, IT Business Analyst bei der DKB Service und im Arbeitskreis Digitalisierung der Gefma aktiv. Zum Beispiel könnte eine Integration in Microsoft Outlook notwendig sein, ebenso Auswertungen zur Nutzungsintensität einzelner Bereiche und für KPIs. „Praktisch immer gefordert ist die grafische Darstellung mit Grundrissen, auf denen die einzelnen Arbeitsplätze abgebildet sind“, ergänzt Schlundt und verweist direkt auf den hiermit verbundenen hohen Pflegeaufwand, der beim Einsatz entsprechender Software zu berücksichtigen sei.

Stehen die grundlegenden Parameter fest, folgen Überlegungen zur Umsetzung. Hier sind vier Varianten zu unterscheiden:

  1. Der Einsatz einer klassischen CAFM-Software, in der bereits alle Stammdaten enthalten sind und die um ein Modul für Arbeitsplatz- und Ressourcen-Management erweitert wird.
  2. Die Anschaffung einer neuen Software, womit ein Datenimport, eine Datensynchronisation oder überhaupt eine Datenerhebung einhergehen muss, damit diese nutzbar wird.
  3. Der Einsatz von Sensoren, die automatisch anzeigen, wenn jemand einen Arbeitsplatz besetzt, und ihn wieder frei schalten, wenn die Arbeit beendet ist und der Tisch verlassen wird.
  4. Der Einsatz des Raumbuchungstools von Microsoft Office 365, das allerdings nur grundlegende Funktionen bietet und beispielsweise nicht ermöglicht, Zusatzdienste wie Catering oder Reinigung hinzu zu buchen.

Für viele Workplace-Szenarien ist Microsoft Office 365 nicht das geeignete Werkzeug, denn es ist kein IWMS. Die Integration der Anwendung in die IWMS-Strategie kann dennoch sinnvoll sein, weil sich hierüber relativ einfach mobile Geräte wie ein iPhone einbinden lassen.

Interessant wird es auch, wenn das IWMS mit Schnittstellen der TGA kommuniziert. „In Verbindung mit TGA lassen sich Komfortfunktionen ergänzen, so dass zum Beispiel ein Raum zwei Stunden vor dem geplanten Meeting vorgeheizt wird“, sagt Schlundt.  

 

->Weiter zu Workplace-Apps

 

Das könnte dich auch interessieren …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert