REG-IS inside (Teil 8): Transparenz mit kleinen Hürden

(cafm-news) – Nachdem wir in den vergangenen Wochen das Regelwerks-Informationssystem REG-IS im Detail angeschaut haben, seine Funktionen beschrieben und seine Inhalte betrachtet haben, soll zum Abschluss der Artikelserie noch ein Blick auf die Nutzungsmöglichkeiten geworfen werden.

REG-IS im Rückblick

Das Regelinformationssystem REG-IS ist ein ausgesprochen umfangreiches Informationswerk zur Betreiberverantwortung. Seine Fülle erschließt sich aber nicht jedem und nicht immer ganz einfach. Wer zum ersten Mal Kontakt zu dem System hat, kann sich über die Bereiche Pflichten und Facilities den Inhalten gut nähern. Wer nach konkreten Pflichten sucht, wird es dagegen nicht intuitiv zum Ziel schaffen – es sei denn, er kennt die relevante Facility-ID. Pflichtenbegriffe in die Suchmaske einzugeben führt nämlich leider nicht zum Erfolg.

Der Bereich Objekte, der Verpflichtungen aus der Regelwerke-Bibliothek auf Objekte bezogen auswerfen soll, ist aktuell noch im Aufbau und nicht nutzbar. Das ist sehr schade, da die bereits vorbereitete Option, Objekten individuelle Schadenprofile einschließlich einer Risikobewertung zuordnen zu können, ausgesprochen gut ist.

REG-IS – Kataloge minimieren

REG-IS kann in Teilen oder vollständig lizenziert werden. Ein Teil-Abonnement schafft eine natürliche Reduktion des Angebots, was für etwas mehr Transparenz sorgen sollte. Wer den Vollzugriff auf die Datenbank hat, sieht sich dagegen häufig einer Überfülle von Informationen gegenüber. Diese lässt sich allerdings in allen Bereichen mit einem unscheinbaren Link oberhalb des jeweiligen Auswahlbaums reduzieren. Er heißt Regelwerke Seleketieren.

Damit ist etwas mehr Klarheit geschaffen. Trotzdem kann die Informationsfülle weiter reduziert werden, denn die Betreiberverantwortung greift vor allem für solche Pflichten, die konkrete Tätigkeiten vorschreiben und mit konkreten Vorgaben oder Empfehlungen flankiert sind. Hier könnte REG-IS noch weitere Hilfestellungen einpflegen.

REG-IS und das moderne Web

Wer ein Nachschlagewerk wie REG-IS verwendet, möchte unter Umständen dessen Inhalte auch außerhalb des Büros nutzen können. Dann aber steht kein großer Monitor zur Verfügung und der Zugriff erfolgt mit Tablet oder Smartphone. Diese haben deutlich kleinere Bildschirme, weshalb die Weboberfläche responsiv sein, sich also der jeweiligen Bildschirmgröße anpassen sollte. Das macht REG-IS leider nicht.

Etwas beweglicher zeigt sich REG-IS bei den Kategorie-Seiten. Hier passen sich Inhalte der Fenstergröße bis zu einem gewissen Rahmen an. Hierzu blendet REG-IS zuerst den Strukturbaum der linken Fensterseite aus, später verschwinden wegen des tabellarische Seitenaufbaus auch Anteile des rechten Fensterbereichs. Macht man das Fenster danach wieder breiter, bleibt der Baum verschwunden und nur der Inhalt des rechten Fensterbereichs füllt das Browserfenster. Die Navigation erscheint auch nicht wieder, wenn oben links im Fenster unter Navigationsbaum die Funktion on geklickt wird. Einzig die Seite neu zu laden bringt den Navigationsbaum schließlich wieder zum Vorschein.

REG-IS und Smartphone

Darüber ließe sich schmunzeln, denn am PC arbeiten die meisten mit vollformatiger Ansicht. Auf mobilen Endgeräten macht REG-IS aufgrund der fehlenden Responsivität dagegen keine gute Figur. Im Hochformat ist es auf einem Smartphone nicht zu nutzen, im Querformat ist es eine Spur besser, denn gezoomt lässt sich hier immerhin der jeweils sichtbare Seitenbreite halbwegs gut lesen. Erst auf Tablet-PCs mit minimal 9 Zoll Bilddiagonale kann von echter Nutzbarkeit gesprochen werden.

In jedem Fall sollte die Basis von REG-IS für mobile Nutzung optimiert werden. Responsives Webdesign ist hierbei gewiss der wichtigste Schritt, da immer mehr mobile Endgeräte auch im CAFM zum Einsatz kommen. Die Ladezeiten der einzelnen Seiten sind hingegen schon sehr gut, was auch dem sehr geringen Grafikanteil zu danken ist.

REG-IS in CAFM-Software integrieren

Einige Hersteller von CAFM-Software haben inzwischen REG-IS in ihre Software integriert. Zu ihnen gehören seit längerem BYRON und N+P, seit diesem Jahr außerdem conject, eTASK, IMS und MOP. Die Integration erfolgt mittels einer Schnittstelle (API) über einen Webservice. Für die Kommunikation zwischen den Systemen werden XML-Nachrichten über das Simple Object Access Protocol (SOAP) per HTTP ausgetauscht. HTTPS sollte prinzipiell auch möglich sein.

REG-IS stellt für die Integration zwei Webservices zur Verfügung, einen für den automatischen Log-in und einen für die eigentliche Informations-Abfrage. Die CAFM-Nutzer erhalten immer Zugriff auf den aktuellen Datenbestand. Da REG-IS fortlaufend aktualisiert wird, ist somit ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.

Anwender benötigen eine kostenpflichtige Lizenz, um die Dienste der Datenbank in ihrem CAFM-System einsetzen zu können. Diese ist je nach Hersteller des CAFM-Systems individuell eingebunden und wird auf verschiedenen Wegen abgefragt, so dass genau Informationen hierzu bei den oben genannten Herstellern zu erfragen sind.

Fazit

Das Regelwerks-Informationssystem REG-IS ist ein hilfreicher Baustein im CAFM und im Kontext der Betreiberverantwortung ein wichtiges Element, das zu mehr Sicherheit verhilft. Seine Datenbasis ist mit rund 1.900 aktuellen und weiteren rund 500 älteren Regelwerken sehr umfangreich. Es ist die einzige und zugleich die größte entsprechende Sammlung, die in Deutschland verfügbar ist. Damit hat sich REG-IS per se als Werkzeug qualifiziert.

In der Anwendung zeigt REG-IS leider Schwächen. Die innere Struktur ist hierarchisch und logisch, intuitiv ist die Bedienung aber nicht immer. Hilfreich wäre, die Struktur des Navigationsbaums konsequent der jeweiligen Kategorien anzupassen, statt in Teilen nur die Liste der Gesetze, Regeln, Verordnungen und Richtlinien nach ihren Urhebern geordnet anzubieten. Facilities, Services und Begriffe zeigen, dass es auch anders geht und sich das System dann leicht bedienen lässt.

Die Suchfunktion könnte dem Nutzer mehr entgegen kommen und Stichworte mit einschließen, die fachlich nicht korrekt sind, aber intuitiv genutzt werden. Und sie sollte Schlagwort-Angebote ausschließen, für die im gewählten Bereich gar kein Ergebnis existiert.

Mit Blick auf mobile Endgeräte könnte das Entwickler-Team noch nachlegen. Dass sich die Oberfläche nicht verschiedenen Bildschirmgrößen automatisch anpasst, ist im Jahr 2014 überraschend, zumal es diverse professionelle Werkzeuge als Freeware gibt, die diese Leistung erbringen.

Für die Integration von REG-IS in CAFM-Software gibt es einen Webservice, den verschiedene Hersteller bereits adressieren. Aktuell sind es BYRON, conject, eTASK, IMS, MOP und N+P mit Spartacus. Weitere Hersteller könnte das motivieren, selber aktiv zu werden und ihren Kunden mehr Optionen im Kontext der Betreiberverantwortung zu bieten.

Wenn all das geschieht, ist REG-IS nicht nur inhaltlich, sondern auch auf Seiten der Nutzung das beste Regelinformationssystem im deutschen Markt.

Screenshot: REG-IS, erstellt durch CAFM-News