pit-cup „12 Köpfe“: Stefanie Radek zum Wechsel von CAFM-Software

Stefanie Radek vom Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) erläutert in der Reihe 12 Köpfe, wie sie den Wechsel der CAFM-Software im laufenden Betrieb realisierte

Stefanie Radek vom Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) erläutert in der Reihe 12 Köpfe, wie sie den Wechsel der CAFM-Software im laufenden Betrieb realisierte


(cafm-news) – Der Wechsel eines CAFM-Systems im laufenden Betrieb ist das Thema des dritten Teils der Reihe 12 Köpfe – Pioniere in CAD und CAFM berichten. pit-cup hat hierfür Stefanie Radek befragt, Leiterin der Fachgruppe CAFM des Gebäudemanagements Schleswig-Holstein (GMSH). Eine zentrale Frage beim Austausch war, ob SAP erweitert oder ein separates CAFM-System integriert werden sollte. Die Wahl fiel auf das separate System, das schon im ersten Jahr der Inbetriebnahme rund 1,5 Millionen Euro einzusparen half.

Stefanie Radek scheint prädestiniert zu sein für IT-Fragen mit Immobilienbezug. Sie stammt aus einer technikaffinen Architekten-Familie, hat früh selber IT-Tools entwickelt und später Architektur studiert. Die Position als IT-Administratorin beim Gebäudemanagement Schleswig-Holstein kam für sie wie gerufen. Und die später folgende Herausforderung, das CAFM-System im laufenden Betrieb zu tauschen, offenbar auch.

Nach acht Jahren Arbeit mit dem ersten CAFM-System war die Frustrationsschwelle beim Gebäudemanagement Schleswig-Holstein erreicht und die Entscheidung, ein neues System zu erwerben, gefallen. Das Team um Radek hatte hierfür mehrere Punkte auf der Liste, die zwingend zu erfüllen waren:

  • Zügige Umsetzung
  • Verlustfreie Übernahme der vorhandenen Daten
  • Genaues Abbild etablierter Prozesse
  • Integration in die bestehende IT-Landschaft mit SAP
  • Hoher Service-Level des Anbieters
  • Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Der Auswahlprozess erfolgte klassisch mit Ausschreibung, Pflichtenheft, Produkt-Demonstrationen und Referenzbesuchen. Als wesentliche Punkte für den erfolgreichen Wechsel zum neuen System hat Radek hierbei eine Reihe von Punkten identifiziert:

  1. Die Einführung des neuen Systems muss durch die Leitung des Hauses uneingeschränkt unterstützt und priorisiert sein und möglichst breite Teile der Mitarbeiter mitnehmen.
  2. Die Projektleitung muss ergebnisoffen, neutral und transparent agieren.
  3. Vorhandene Erfahrung mit CAFM ist eine gute Grundlage für die Beurteilung der potenziellen Nachfolger.
  4. Ein exaktes Leistungsverzeichnis stärkt die Position des Nutzers und bewahrt davor, eine Wundertüte verkauft zu bekommen, wenn sich der Nutzer streng daran hält.
  5. Referenzbesuche helfen, sich ein realistisches Bild der jeweiligen Produkte mit Blick auf Prozesse, Bedienbarkeit, Zuverlässigkeit von Software und Anbieter sowie dessen Servicelevel zu machen.
  6. Referenzbesuche können zudem genutzt werden, um die Flexibilität und Zukunftsfähigkeit des Systems bei erfahrenen Nutzern zu erfragen.
  7. Probeaufgaben zeigen, wie gut die Bewerber mit den Anforderungen des Kunden zurechtkommen und wie gut Kooperation und fachliche Verständigung klappen.
  8. Die Anbieter müssen im Anschluss ihre Fragen stellen können, um die Angebote anpassen zu können.

Durch das offene und transparente Vorgehen bei der Einführung war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern von Beginn an sehr hoch gewesen und das System schnell mit Leben gefüllt. Hierdurch und weil neben dem CAFM-Team weitere Abteilungen das System nutzen, konnten sich vielfältige Synergien entfalten. Der Qualitätsgewinn bei der Aktualität der Daten gibt der Geschäftsführung valide Entscheidungsgrundlagen und erhöht die Rechtssicherheit des Gebäudemanagements Schleswig-Holstein signifikant.

In welchem Maße sich der Wechsel gelohnt hat, zeigt aber am deutlichsten eine einzige Zahl: Schon im Jahr der Einführung hat die GMSH 1,5 Millionen Euro einsparen können.

Die aktuelle Ausgabe der 12 Köpfe – Pioniere in CAD und CAFM berichten steht wieder auf der Website von pit-cup zum Download bereit. Ergänzend finden sich dort auch die Berichte Nr. 1 und Nr. 2: Robert Bosch GmbH und Allgemeines Krankenhaus der Stadt Linz


Dieser Text ist entstanden mit Unterstützung von pit – cup.

Abbildungen: pit – cup

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