Interview: Einsatz von REG-IS im Rahmen der Betreiberverantwortung

Screenshot von REG-IS: Übersichtlich und vielfältig ist der Inhalt

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(cafm-news) – Das Thema Betreiberverantwortung ist nach wie vor eines der prägenden Themen im Facility Management. Seit einiger Zeit steht mit dem Regelwerk-Informations-System REG-IS eine umfangreiche Datenbank zur Verfügung, die hilft, den Dschungel aus Paragraphen, Verordnungen, Auflagen, Normen und Empfehlungen zu lichten und die für das eigene Portfolio relevanten Informationen zu erhalten, ohne sich zum Volljuristen ausbilden lassen zu müssen. Grund genug, es etwas näher zu betrachten.

Den Impuls zu REG-IS gab Ulrich Glauche, tätig bei der Rechtsanwaltskanzlei Rödl+Partner und seit vielen Jahren in der GEFMA mit dem Richtlinienwerk betraut. Mit ihm sprachen die CAFM-News über die Entstehung von REG-IS, seine Integration in CAFM-Software und welche Schwerpunkte für die Zukunft zu erwarten sind.

ulrich_glauche_roedl+partnerCAFM-News: Herr Glauche, wann begann die Entwicklung von REG-IS und wie lange ist Ihr Informationssystem schon auf dem Markt?

Ulrich Glauche: Als ich das neu zu gründende GEFMA-Richtlinienwerk als Leiter übernahm, musste ich mir natürlich zuerst einen Überblick über bestehenden Normen und Richtlinien zum FM machen. Hierzu habe ich eine kleine MS-Access 90-Datenbank erstellt. Ich begann damit 1996. Ein Ergebnis dieser Arbeit war das jährlich aktualisierte Verzeichnis GEFMA 910 Normen und Richtlinien im Facility Management . Später kam GEFMA 900 Gesetze, Verordnungen und Unfallverhütungsvorschriften im FM hinzu. Einen signifikanten Sprung gab es 2007, als mit MS Office 2007 auch ein deutlich verbessertes MS Access auf den Markt kam. Ich begann, rund um die FM-relevanten Regelwerke weitere Daten zu erfassen und sie in einem Datenmodell zu verknüpfen – das ist der Kern von REG-IS. 2008 war ich soweit, damit zu meinen Chefs zu gehen und REG-IS als Produktidee vorzuschlagen.


Datenbank-Anwendungen zählen nicht zum klassischen Geschäftsfeld von Rechtsanwaltskanzleien…

Ulrich Glauche: Allerdings. Die Entscheidung war nicht ganz einfach, weil mein Arbeitgeber gar nicht auf die Entwicklung von IT-Lösungen eingestellt war und ist. Es gibt keine Abteilung für Produktentwicklung und entsprechend keine Mitarbeiter und kein Budget. Die Zustimmung gelang dennoch, weil ich REG-IS bis zu diesem Zeitpunkt bereits so weit entwickelt hatte, dass wir innerhalb eines Jahres damit auf den Markt gehen konnten. Wir haben dann noch 2008 eine Pilotphase mit einer Hand von Anwendern durchgeführt und sind dann zur FM-Messe im März 2009 auf den Markt getreten.


Wie verbreitet ist REG-IS nach sechs Jahren im Markt?

Ulrich Glauche: Inzwischen haben wir über 80 Lizenznehmer. Das mag nicht viel erscheinen, wir haben aber auch keinerlei Produktvertrieb und tragen uns vollständig über Empfehlungen von Kunden. Zu denen gehören die meisten der großen deutschen privaten und öffentlichen FM-Dienstleister, auch große Eigentümer- und Industrie-Unternehmen wie Daimler, ERGO-Versicherung, Fraport, Messe Düsseldorf und RWE.


Warum ist REG-IS wichtig für Facility Manager?

Ulrich Glauche: Viele Facility Manager haben eine technische, eine kaufmännische Ausbildung oder beides, aber fast keiner hat eine juristische. Nach unserer Überzeugung sind rechtliche Grundkenntnisse im FM besonders mit Blick auf Vertragsgestaltung und Betreiberverantwortung mindestens ebenso wichtig. Dies gilt umso mehr, weil Deutschland ein hoch reguliertes Land mit einem extrem ausdifferenzierten technischen Regelwerk ist, wie man es in keinem anderen Land der Welt findet. Hier stellt REG-IS die Brücke her, denn es vermittelt grundlegende Informationen aus diesem Regelwerk, aber nicht juristisch, sondern sehr praxisorientiert. Da mit der Richtlinie GEFMA 190 die Betreiberverantwortung im FM ein Kernthema der Branche geworden ist und in den Zertifizierungsrichtlinien GEFMA 700ff auch gefordert wird, dass FM-Unternehmen die für ihre Leistung maßgeblichen Regelwerke kennen und anwenden, war es sinnvoll, für diese Anforderungen eine passende IT-Lösung zu entwickeln.


Welche Vorteile bietet REG-IS gegenüber anderen Lösungsansätzen?

Ulrich Glauche: Inhaltlich gibt es im FM Systeme mit Schwerpunkten auf Arbeits- oder Umweltschutz, die gut etabliert sind, REG-IS ist als Regelwerks-Informationssystem für die FM-Branche unseres Wissens aber das erste und einzige bautechnisch/juristisch ausgerichtete Informationssystem. Technisch punktet REG-IS mit den bekannten Vorteilen einer Webanwendung. Software mit lokaler Installation und der Notwendigkeit von Updates auf Servern und/oder Clients entfällt bei REG-IS. Dazu sind die REG-IS Kataloge synchron mit den etablierten DIN-Normen und GEFMA-Richtlinien, weshalb sich unsere Daten-Strukturierungsprinzipien derzeit als Branchenstandard etablieren. Das zeigt sich zum Beispiel auch in der Entwicklung von CAFM-Connect 2.0 mit Ausblick auf BIM.


Wie umfangreich ist REG-IS heute und wie wird es perspektivisch weiter gehen?

Ulrich Glauche: REG-IS versteht sich als ein Expertensystem mit klar definiertem Anwendungsgebiet. Wir setzen auf Kopplung mit anderen IT-Systemen, insbesondere CAFM, aber auch ERP. Deshalb liegt der Entwicklungsschwerpunkt 2014 auf Schnittstellen. Im kommenden Jahr werden wir uns mit REG-IS für mobile Endgeräte beschäftigen.


Wie leicht lässt sich auf die Daten von REG-IS zugreifen? Und wer erhält überhaupt Zugriff?

Ulrich Glauche: REG-IS ist eine reine Web-Anwendung. Wir vergeben Lizenzen und Zugangsdaten. In der Regel erhält jeder Lizenznehmer ein einzelnes Benutzerkonto, in Einzelfällen sind auch mehrere Konten möglich. Zugangsdaten können innerhalb eines Unternehmens frei weitergegeben werden, so dass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und von jedem Standort aus auf REG-IS zugreifen kann, sofern er Zugang zum Web hat. In der REG-IS Standardversion werden Informationen ausschließlich vom System an den Nutzer übertragen; es erfolgen durch den Anwender weder Eingaben von Daten, noch Hochladen von Dateien oder dergleichen. Insofern ist REG-IS kein Cloud-System.


Werden einzelnen Komponenten frei geschaltet oder steht die gesamte Datenbank zur Verfügung?

Ulrich Glauche: Es gibt 35 Regelwerks-Kategorien, die zur freien Auswahl stehen, und die drei Versionen Standard, Kommunal und Professional. Der Anwender wählt frei aus, welche Kategorien er benötigt, und bezahlt nur das, was er entsprechend lizenziert hat.


Wie leicht lässt sich REG-IS in CAFM-Software integrieren?

Ulrich Glauche: Wir integrieren nicht, wir koppeln. Wir glauben, dass die richtige IT-Lösung für ein Unternehmen nicht ein einzelnes großes und multifunktionales System wie SAP oder CAFM sein kann, sondern die Kopplung verschiedener Expertensysteme über möglichst standardisierte Schnittstellen ist. Etwa so, wie Apps auf dem Handy verzahnt sein können und einander ergänzen. Die technische Realisierung der Kopplung mit REG-IS ist vergleichsweise einfach via Webservices, die wir seit Juni 2014 bereitstellen. Darüber hinaus arbeiten wir mit dem CAFM-Ring an CAFM-Connect 2.0, um zu einer Standardisierung zu kommen.


Ist bereits eine Lösung auf dem Markt oder gibt es Hersteller, die an einer entsprechenden Integration arbeiten? Welche sind das?

Ulrich Glauche: Bereits seit einigen Jahren haben BYRON mit BYRON/BIS und N+P mit Spartacus erste Kopplungen einfacher Art realisiert. Dieses Jahr kamen conject, eTASK, IMS und MOP hinzu. Conject hat beispielsweise auf der diesjährigen FM-Messe mit dem Titel Betreiberverantwortung 3.0 geworben; hierzu gehört die Kopplung mit REG-IS. In einem Beitrag der diesjährigen CAFM-Marktübersicht geht es um die Top 10 CAFM-Trends des GEFMA-Arbeitskreises CAFM. Dort steht CAFM und Betreiberverantwortung mit REG-IS auf Rang 2, hinter Mobiles CAFM. Ferner wurde erstmals bei den Anbietern abgefragt, ob eine Anbindung ihres Systems an REG-IS möglich ist. Die Antworten sind meines Erachtens allerdings etwas geschönt. Insgesamt haben wir rund 15 CAFM-Anbieter im Juni zu einer Beta-Testphase der Kopplung eingeladen. Erfahrungsgemäß reagieren die Anbieter aber erst dann, wenn sie von ihren Kunden konkret auf die Kopplung mit REG-IS angesprochen werden.


Denken Sie, dass REG-IS mittelfristig ein verbindlicher Standard sein wird, dessen Einsatz auch in Streitfälle juristische Relevanz erlangen kann?

Ulrich Glauche: Wir glauben, dass REG-IS insofern zu einem Standard werden wird, als dass CAFM-Systeme mit Funktionalitäten in den Bereichen Betreibern, Instandhalten, Prüfen eine standardisierte Schnittstelle zu REG-IS haben werden. Wir glauben ferner, dass sich die REG-IS Kataloge nach DIN 276-1, DIN 277 und GEFMA 100/200 als Strukturierungsprinzipien etablieren werden und künftig in Deutschland alternativ zu IFC Anwendung finden werden. Juristische Relevanz soll und wird REG-IS unseres Erachtens nicht erlangen. In etwaigen Streitfällen werden sich die Parteien auf die eigentlichen REG-IS zugrunde liegenden Vorschriften stützen.


Abbildungen: Rödl + Partner



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