Interview: CAFM-Software als Entscheidungs-Hilfe

Sparzwänge und Anforderungen, die nicht ohne weiteres mit der freien Wirtschaft zu vergleichen sind, führen kommunale Finanzen immer wieder in den Fokus der Öffentlichkeit. Unbestritten ist, dass sich gerade mit Blick auf Immobilienbestand, Wege und Grünanlagen viele Sparpotenziale heben lassen. Wie CAFM-Software hierbei unterstützen kann, beantwortet Eyke Rosemann, Mitglied im Vorstand des Branchenverbandes CAFM Ring, in einem Interview, das im Volltext zur FM Messe auch im Kommunalleasing Magazin ausliegen wird.

Herr Rosemann, Kommunen müssen sparen, effizienter werden, sich ein Beispiel an der Wirtschaft nehmen. Das ist schön gefordert, aber nicht realistisch. Wie unterscheidet sich mit Blick auf Immobilien- und Technik-Management die Ausgangslage der Kommunen von Wirtschaftsunternehmen?

Rosemann: Zwar agieren Kommunen in bestimmten Teilbereichen wie Wirtschaftsunternehmen, doch unterliegen sie der kommunalen Selbstverwaltung und übernehmen weitreichende hoheitliche Aufgaben, die sich einer ausschließlich wirtschaftlichen Betrachtung entziehen. Diese Sonderstellung macht es Kommunen schwer, frei wie ein Wirtschaftsunternehmen zu agieren. Das gerät oft außer Acht, wenn von „knappen Kassen“ geredet und damit tendenziell ein fehlendes wirtschaftliches Bewusstsein auf kommunaler Seite unterstellt wird. Denn Kommunen sind mit der Doppik einer ähnlichen doppelten Buchführung unterworfen wie Wirtschaftsunternehmen. Und viele Kommunen betreiben ein sehr aktives Monitoring von Kosten und Nutzen. Allerdings oft nicht mit geeigneten Werkzeugen.

Sie spielen auf Office-Programme statt professioneller Management-Software an. Doch ist die Skepsis groß: Computer Aided Facility Management, kurz CAFM, gilt manchen als zu komplex, die Einführung als langwierig, der Nutzen als zweifelhaft. In wie weit ist das korrekt?

Rosemann: Korrekt ist, dass Excel ist kein Werkzeug für professionelles und nachhaltiges Management ist. Richtig ist auch, dass die Möglichkeiten mit CAFM Systemen in den letzten Jahren deutlich komplexer geworden sind. Das heißt aber nicht, dass jedes CAFM System automatisch ein Daten-Moloch ist. Wichtig ist, sich vor der Einführung genau zu überlegen, was tatsächlich gebraucht wird, und lieber ein kleines Basis-System einzuführen und dieses schrittweise auszubauen. Dann kann es seinen Nutzer sehr gut entfalten.

Welches sind die Kernbereiche in Kommunen, die ein solches professionelles Management-Tool rechtfertigen?

Rosemann: Kommunen sind noch vielfältigeren Aufgaben und Zwängen durch Betreiberverantwortung und Gewährleistungsfragen ausgesetzt als reguläre Unternehmen. Es sind intelligenter Werkzeuge nötig, um Grundstücke, Gebäude und deren Einrichtung, Sonderbauten, Grünflächen, den Fuhrpark und die gesamte Infrastruktur zu erfassen und professionell zu bewirtschaften. Ohne ein durchgängiges Informations-Management in einem CAFM System werden diese Anforderungen nicht zu bewältigen sein. Ein CAFM System optimiert die Betriebssicherheit, reduziert die Risiken und es liefert Kennzahlen, auf deren Basis sich Entscheidungen professionell fällen lassen.

Unterstützten CAFM Systeme eher das Outsourcen kommunaler Tätigkeiten?

Outsourcing kann hilfreich sein, ist mit all seinen langfristigen Wirkungen aber nicht in allen Fällen ein Allheilmittel für die Sanierung eines Haushalts. Ein CAFM System schafft durch Auswertung der erfassten Daten die nötige Transparenz und macht die Kosten intern und extern erbrachter Leistungen transparent und vergleichbar. Erstaunlicher Weise zeigt sich hier häufig, dass interne Leistungen günstiger als externe Leistungen sind und dass das sich eigene Personal aufmerksamer und proaktiver für den Erhalt von Gebäuden, Technik und Grünanlagen Kümmert – auch das ein wichtiger Sparfaktor.

 

 

Das Interview führte Thomas Semmler.

 

Abbildungen: CAFM Ring, Privat