Einführungshindernisse für Spezialsoftware am Beispiel CAFM

Lohnt die Investition in ein CAFM-System? Diese Frage will der aktuelle Gastbeitrag beantworten

CAFM-NEWS – Ist die Einführung von CAFM kompliziert? Was kostet ein System? Und nutzt es wirklich etwas? Diesen Fragen gehen die Autoren Thomas Ball, Prof. Dr. Joachim Hohmann (TU Darmstadt) und Prof. Dr. Michael May (HTW Berlin) in ihrem Gastbeitrag nach:

Facility Management ist bekanntermaßen gerade bei einem diversifizierten Immobilienportfolio eine komplexe Managementaufgabe, die inklusive der zugehörigen Gebäude-Services einen wesentlichen Kostenpunkt für Unternehmen darstellt. Eine effiziente und rechtssichere Bewirtschaftung ist ohne eine Softwarelösung kaum möglich. Dennoch gibt es immer noch auch mittelgroße und große Unternehmen, die auf Computer Aided Facility Management (CAFM) verzichten und bestenfalls Excel-Tabellen und Papierordner nutzen.

Alle zwei Jahre veröffentlicht die GEFMA (German Facility Management Association) einen CAFM-Trendreport, um über die aktuelle Marktentwicklung zu informieren. An der Ausgabe 2017 hat erstmals das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder aus Mindelheim mitgewirkt. Dem Trendreport liegt eine Befragung von 301 Anwendern zugrunde.

Mehrwert unbestritten

CAFM-Software ermöglicht es, Dienstleistern und deren Service-Mitarbeitern ausgeführte Wartungsarbeiten an der Gebäudetechnik elektronisch direkt im CAFM-System an der Anlage digital zum Beispiel via Foto zu dokumentieren. Benötigte Ersatzteile können direkt während des Service-Einsatzes bestellt werden. Im Ernstfall steht so der Nachweis über nötige und erfolgte Wartungen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung und muss nicht umständlich in Aktenordnern gesucht werden.

Sind notwendige Nachweise nicht eingepflegt, erinnert die Software hieran. Die vollständige digitale Aufnahme eines Gebäudes im erforderlichen Umfang erleichtert die Ausschreibung von Dienstleistungen, die Kalkulation und die Steuerung der Service-Partner. CAFM-Software ist ein wesentliches IT-Werkzeug, das die Verwaltung eines digitalen Gebäudes deutlich erleichtert und somit zu geringeren Verwaltungskosten beiträgt – ein Mehrwert, der unbestritten ist.

Warum also sind CAFM-Systeme zumindest in Deutschland noch relativ wenig verbreitet? Haupthindernis ist das fehlende Bewusstsein des Top-Managements bezüglich der Dokumentationsanforderungen im Zuge der Betreiberverantwortung für die genutzten Immobilien. Somit ist die Akzeptanz im Management für die Investitionen in Einführung, Lizenzkosten und Systempflege noch nicht groß genug.

Ein CAFM-System hilft, das Facility Management zu professionalisieren und Kosten einzusparen

Dies hängt auch damit zusammen, dass die Gebäudebewirtschaftung vielerorts noch zu sehr als reiner Kostenfaktor und nicht als Wertbeitrag zum Kerngeschäft gesehen wird. Eine effiziente Bewirtschaftung reduziert nachweislich die Betriebskosten und entlastet die Verwaltung durch ein effizientes Dienstleistermanagement und reduzierte Schnittstellen.

Erfolgsfaktoren für eine professionelle Einführung sind eine realistische Abschätzung des Aufwands und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen. Aber die beste Software ist nur so gut, wie die ihr zugrunde liegende Datenbasis. In die digitale Aufnahme des Gebäudes zu investieren, ist aufwändig, resultiert aber in realistischen Angeboten im Rahmen von Ausschreibungen und weniger Nachtragsrechnungen.

Bereits heute verfügen die meisten CAFM-Softwarelösungen über Schnittstellen zu gängiger Standardsoftware, wie z.B. Microsoft Office, SAP oder AutoCAD. Sie sind tauglich für den mobilen Einsatz sowie einen Cloud-Betrieb, um einen gemeinsamen Zugriff des Dienstleisters und des Auftraggebers zu ermöglichen, ohne die IT-Sicherheit zu gefährden.

Sinnvolle Investition

Die Einführungskosten für ein CAFM-Einführung inklusive Lizenzen und Dienstleistungen liegen im Bildungs- und Gesundheitswesen sowie in der öffentlichen Hand zumeist zwischen 20.000 Euro und 50.000 Euro. Bei privatwirtschaftlichen Unternehmen ist das Immobilienportfolio stärker diversifiziert und die Zahl der Nutzer schwankt stark. So berichtet jeweils ein Viertel der befragten Unternehmen aus der Privatwirtschaft Kosten zwischen 20.000 Euro und 50.000 Euro sowie zwischen 100.000 Euro und 250.000 Euro.

Bei großen Immobilienportfolios betragen die Service-Leistungen schnell mehrere Millionen Euro pro Jahr für Reinigung, Instandhaltung der Gebäudetechnik, Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienstleistungen und vieles mehr. Durch die erzielten Effizienzsteigerungen amortisieren sich die Einführungskosten aber zumindest zu großen Teilen. Angesichts dieser Tatsache erweist sich eine CAFM-Software als sinnvolle Investition, die gleichzeitig das Haftungsrisiko bei Arbeitsunfällen und Havarien reduziert.

Bei rund einem Drittel der Anwender kostete die CAFM-Einführung zwischen 20.000 und 50.000 Euro.

Digitalisierung im Facility Management

Die Digitalisierung macht auch vor dem Facility Management nicht halt. Ein Mehrwert ergibt sich dabei durch eine hohe Transparenz der betriebenen Gebäudetechnik und deren Wartungsbedarf sowie die bedarfsorientierte Steuerung des Gebäudes und der Dienstleister. Wer auf eine professionelle Software verzichtet, verliert den Anschluss an die Marktentwicklung und vergibt die Potenziale, um Kosteneinsparungen ohne Qualitätseinbußen zu realisieren.

Nur wer seine Gebäude kennt und die Risiken abschätzen kann, bewirtschaftet seine Immobilien effizient und unterstützt damit das Kerngeschäft. Es ist also höchste Zeit, bestehende Vorurteile aufzugeben und hinter dem Facility Manager nicht mehr den akademisch gebildeten Hausmeister zu vermuten, sondern anzuerkennen, dass es sich um eine zentrale Managementfunktion handelt, wie es Risikomanagement, IT und Human Resources auch sind.

Volkswirtschaftlich sind die Facility Services übrigens ein Gigant: Im Jahr 2016 erwirtschaftete der gesamte deutsche Markt nach Berechnungen von Lünendonk 52,5 Milliarden Euro.

Hinweis
Der CAFM-Trendreport 2017 ist gegen eine Schutzgebühr von 30 Euro bei der GEFMA zu beziehen. Autoren des CAFM Trendreports sind: Joachim Hohmann (TU Darmstadt), Michael May (GEFMA), Stefan Koch (Axentris), Marko Opic (CBRE PREUSS VALTEQ), Nino Turianskyj (Keßler Solutions), Tobias Mahnke und Christopher Raab (Junior Comtec) sowie Jörg Hossenfelder und Thomas Ball (Lünendonk & Hossenfelder).

Abbildungen: Grafiken Lünendonk & Hossenfelder; Fotos Privat