Automatische REG-IS Abfrage – Wie klappt das in der Praxis wirklich?

(cafm-news) – Im Oktober stelle IMS erstmals seine intelligente REG-IS Integration in IMSWARE vor. Auf der FM-Messe zeigt sie das CAFM-Haus im Livebetrieb. Und bei der Bundesfachtagung Betreiberverantwortung stellte IMS-Geschäftsführer Michael Heinrichs die Lösung in einem Kundenbeispiel vor.

Fünf Ziele galt es mit der REG-IS Integration in die CAFM-Software zu erreichen:

• die Tätigkeiten des technischen Property Managements mit den relevanten Regelwerken zu flankieren und abzusichern
• die entsprechenden Prozesse aus dem CAFM-System heraus steuern zu können
• die zuständigen Dienstleister zu überwachen
• eine verlässliche Qualitätssicherung zu erreichen und
• sie verlässlich dokumentieren zu können

Das System filtert, so Heinrichs, nach frei wählbaren Kriterien. So lassen sich zum Beispiel nur solche Regelungen aus den insgesamt über 1200 in REG-IS hinterlegten Regelwerken extrahieren, die sich auf alles beziehen, das mit Tätigkeiten verbunden ist, in Hessen in einem Bürogebäude stattfindet und Feuerschutz mit einbindet. Je nach gewählten Filtern bekommt der Mitarbeiter nur die Regelungen zu sehen, die seine Kriterien erfüllen, einschließlich Angabe ihres jeweiligen Regelwerks und des Datums ihres In-Kraft-Tretens.

Damit die Mitarbeiter keine Aufgaben aus dem Blick verlieren, sehen sie jeden Morgen beim Log-in als erstes eine Ampel, die den aktuellen Status von Wartungs- und anderen Aufgaben anzeigt. Bei „Grün“ ist alles gut, bei „Gelb“ oder „Rot“ ist die Ampel flankiert von einer Liste notwendiger Tätigkeiten einschließlich Datum, an dem die Aufgabe erledigt sein muss. Nach einer Haltezeit von zehn Tagen springt die Qualitätskontrolle an und es geht eine Eskalationsstufe nach oben.

Was den Kunden, einen deutschlandweit tätigen Immobilienbetreiber, überzeugte, waren mehrere Punkte:

• Keine Schulung
• Nur 30 Minuten Video-Kick-off
• Zugeschnitten auf den Anwender
• Leicht bedienbar
• Enge Integration von CAFM und REG-IS
• Leicht in SAP integrierbare Webservices
• Automatisch Aktualisierung der Pflichten in REG-IS

Einen zentralen Pluspunkt lieferte die REG-IS Integration auch außerhalb des CAFM-Systems: Sie schuf auf der Vorstandsebene des Kunden das Verständnis, dass Betreiberverantwortung eine Notwendigkeit ist und dass sie mit Software effizient flankiert und abgesichert werden kann.

Abbildungen: Tom Semmler